Bistum Münster | Nordrhein-Westfalen

Mehr Effizienz und Klarheit

Bistum Münster setzt auf Infoma online Kirche

2022 startete das Bistum Münster ein zukunftsweisendes Projekt, um sein Finanzwesen grundlegend zu digitalisieren. In enger Zusammenarbeit der Organisationseinheiten des Bistums, der Projektgruppe NKF (Neues Kommunales Finanzmanagement) Bistum und Axians Infoma wurde der vollständige Umstieg auf das doppische Infoma-Verfahren angestoßen – verbunden mit durchgängig digitalen Prozessen. Die Lösung Infoma online Kirche bildet nicht nur die spezifischen kirchlichen Anforderungen ab, sondern schafft zugleich die Basis für eine umfassende Digitalisierung. Die Cloud-Lösung ermöglicht orts-, zeit- und geräteunabhängiges Arbeiten, entlastet die lokale IT durch den Wegfall des Hostings und eröffnet perspektivisch zusätzliche Automatisierung, etwa durch den Einsatz Künstlicher Intelligenz.

Nach dem erfolgreichen Pilotstart in der Domverwaltung liegt der Fokus nun auf dem Rollout für die Bistumsverwaltung. 

Sommer 2024: Mandanteneinrichtung

Im Zuge des Rollouts wurde ein neuer Mandant für das Bistum eingerichtet. Der Mandant des Pilotbetriebs wurde zudem für die weiteren selbstständigen Rechtsträger erweitert. Diese Trennung ermöglichte eine differenzierte Abbildung organisatorischer und buchhalterischer Anforderungen und schuf die Grundlage für eine passgenaue Systemkonfiguration. Die Einrichtung umfasste unter anderem die Anlage von Kostenstellen, die Konfiguration von Workflows sowie die Anbindung relevanter Schnittstellen. Besonderes Augenmerk lag auf der Kassengemeinschaftsfähigkeit und der Abbildung kirchenspezifischer Besonderheiten. Die Mandanteneinrichtung erfolgte in enger Abstimmung mit den Fachbereichen und bildete die technische Basis für den späteren Echtstart.

Herbst 2024: Testphase und Workshop

Vor dem Echtstart wurden umfangreiche Tests durchgeführt, um die Systemkonfiguration zu validieren und die Funktionsfähigkeit der Module sicherzustellen. In mehreren Workshops wurden reale Anwendungsfälle simuliert und die Praxistauglichkeit überprüft. Rückmeldungen aus der Pilotphase flossen in die finale Einrichtung ein. Ein besonderer Fokus lag auf der fachlichen Abstimmung mit den Bewirtschaftungsstellen, die im späteren Betrieb eine zentrale Rolle in Haushaltsplanung und -ausführung übernehmen. Gemeinsam wurden typische Buchungs- und Genehmigungsprozesse durchgespielt, damit die Systemlogik den tatsächlichen Abläufen entspricht. Diese Phase verlangte hohe Kooperationsbereitschaft auf allen Seiten und half maßgeblich, frühzeitig Optimierungspotenziale zu erkennen und gezielt umzusetzen.

Winter 2024: Anwenderschulungen für etwa 300 Teilnehmende

Ein zentrales Element des Projekts war die umfassende Qualifizierung der Mitarbeitenden. In mehreren Wellen wurden rund 300 Personen in den Modulen Neues Kommunales Finanzmanagement (NKF), Rechnungsworkflow (RWF) und Infoma App Webkasse geschult – digital und in Präsenz, jeweils mit praxisnahen Übungen. Ergänzende Angebote für neue Mitarbeitende sicherten die nachhaltige Wissensvermittlung. Die hohe Beteiligung und das Engagement der Teilnehmenden zeigten das große Interesse an der neuen Lösung und legten den Grundstein für die erfolgreiche Nutzung im Alltag.

Frühjahr 2025: Echtstart mit Unterstützung durch Projekthotline

Am 1. Januar 2025 erfolgte schließlich der produktive Start in beiden Mandanten. Zur Unterstützung wurde eine Projekthotline eingerichtet, die in den ersten Monaten als zentrale Anlaufstelle für Rückfragen diente und den stabilen Betrieb spürbar förderte. Gerade in der Anfangsphase konnten so viele Themen schnell geklärt und Unsicherheiten abgebaut werden. Zusätzlich stellte das Axians Consulting-Team eine remote Echtstartunterstützung sicher. Die enge Begleitung durch das Projektteam wurde von den Anwenderinnen und Anwendern sehr geschätzt und stärkte das Vertrauen in die neue Lösung.

Sommer 2025: Schulung für Auswertungen und Berichte

Nach dem Echtstart lag der Schwerpunkt vorrangig auf der Vertiefung der Kenntnisse im Berichtswesen. In gezielten Trainings wurden die Möglichkeiten der Budgetauskunft, des Berichtswesens und der Datenanalyse vermittelt. Ziel war es, die Fachbereiche zu befähigen, eigenständig fundierte Auswertungen zu erstellen und zu interpretieren. Die Inhalte orientierten sich an konkreten Fragestellungen aus dem Arbeitsalltag, sodass Erlerntes unmittelbar angewendet werden konnte. In diesem Zuge wurden auch die Zugriffsrechte der Fachdienststellen über Berechtigungscodes konfiguriert.

Ausblick:

Einbindung der Kirchengemeinden

Der nächste Meilenstein des Projekts wird die Einbindung der Kirchengemeinden sein. Erste konzeptionelle Überlegungen und Abstimmungen hierfür laufen bereits. Bis 2029 sollen alle Kirchengemeindeverbände (ehemals Zentralrendanturen) in das System integriert sein. Für den ersten Kirchengemeindeverband ist der Echtstart als Pilotprojekt bereits zum 1. Januar 2027 vorgesehen. Damit rückt eine einheitliche, digitale Finanzverwaltung im Bistum Münster in greifbare Nähe. Die Einbindung der Kirchengemeinden ist organisatorisch und kommunikativ anspruchsvoll, birgt jedoch großes Potenzial für Effizienz und Transparenz. Die bisherigen Erfahrungen zeigen: Enge Zusammenarbeit, transparente Kommunikation und kontinuierliche Qualifizierung sind entscheidende Erfolgsfaktoren. Mit diesem Projekt hat das Bistum Münster einen bedeutenden Schritt in Richtung einer modernen und zukunftsfähigen digitalen Verwaltung gemacht.