Stadt Stadtallendorf

Integrierte elektronische Steuerakte von Axians Infoma optimiert Bearbeitungsprozesse

Ulm, 4. September 2017

Die elektronische Aktenbearbeitung gehört zu den ganz wesentlichen Themen einer digitalen Verwaltung. Aus diesem Grund hat der Ulmer Softwareanbieter Axians Infoma nun die integrierte Lösung Elektronische Akte entwickelt. Das Modul ermöglicht, alle im Finanzwesen Infoma newsystem erzeugten Dokumente automatisch in der jeweiligen elektronischen Fachakte – z.B. Finanz-, Steuer- oder Vollstreckungsakte etc. – abzulegen und zu verwalten. Damit lassen sich schon heute papiergebundene Prozesse digitalisieren. Pilotanwender der Infoma newsystem Steuerakte ist seit Januar 2017 die hessische Stadt Stadtallendorf. Genutzt wird die Lösung hier sowohl für die Veraktung von Steuerbescheiden als auch die Verwaltung weiterer Dokumente, die für die Bearbeitung der Prozesse im Modul Steuern und Abgaben benötigt werden.

Als integraler Bestandteil von Infoma newsystem gewährleistet die elektronische Akte eine effiziente Prozessunterstützung im gewohnten Arbeitsumfeld Finanzwesen. Die integrierte Bearbeitung von internen und externen Dokumenten – z.B. von Bürgern –, ein schneller, direkter Zugriff auf die jeweiligen Akten sowie die optionale revisionssichere Archivierung aller Dokumententypen erleichtern die Arbeit zusätzlich.

Bei der Entwicklung der elektronischen Steuerakte setzte Axians Infoma auf eine intensive Zusammenarbeit mit den Verantwortlichen der Stadt Stadtallendorf. „Unser Ziel war es, eine Softwarelösung für die Ablage von Dokumenten zu realisieren, die eng mit den Prozessen in Infoma newsystem gekoppelt sind“, erläutert Mathis Uchtmann, Projektleiter Consulting Innovation und Individualisierung bei Axians Infoma, die gemeinsame Entwicklungsphase. „Im Fokus standen daher die tatsächlichen Arbeitsabläufe, die von den Sachbearbeitern in der Verwaltung durchgeführt werden.“

Gerion Dörr, IT-Projektleiter bei der Stadt Stadtallendorf, ergänzt: „Die Idee einer Aktenlösung, die nahtlos in das Finanzwesen integriert ist, sowie die Möglichkeit, diese Lösung von Beginn an mitzugestalten und eigene Bedürfnisse einbringen zu können, erwiesen sich für die Steuersachbearbeiter als großer Ansporn, bei dem Projekt mitzuwirken.“ Das Ergebnis ist eine schlanke, in Infoma newsystem vollintegrierte und gekoppelte Ablage für Dokumente aus dem Modul Steuern und Abgaben in einer Aktenstruktur. Die Nutzer arbeiten ausschließlich auf ihrer gewohnten Oberfläche. Damit stellt die elektronische Steuerakte von Axians Infoma eine in dieser Tiefe einzigartige hochintegrative Anbindung dar.

Mit dem Einsatz der integrierten Lösung erhalten die Mitarbeiter der Stadtallendorfer Steuerabteilung eine effiziente Prozessunterstützung. Wie gewohnt werden die Arbeiten in Infoma newsystem durchgeführt und die Bescheiderstellung mit dem Druck des Steuerbescheids abgeschlossen. Damit wird das Dokument automatisch in der mit dem Steuerobjekt, z.B. Grundstück oder Hund, verknüpften Akte als PDF abgelegt und steht ab diesem Zeitpunkt für weitere Arbeiten oder für Auskünfte zur Verfügung.

„Wir sind mit den Möglichkeiten der elektronischen Steuerakte sehr zufrieden“, zieht Gerion Dörr ein positives Fazit. „Wir können relevante Dokumente ablegen, haben keine Medienbrüche und nahezu keine Systemwechsel mehr.“

Zwischenzeitlich wurde in Stadtallendorf bereits mit der Digitalisierung der Altakten begonnen. Das heißt, sobald der Sachbearbeiter eine dieser Akten zur Bearbeitung auf den Tisch bekommt, wird sie vollständig gescannt, erhält einen Hinweisstempel und wird in einem gesonderten Archiv abgelegt. Damit lässt sich Stauraum, aber vor allem Zeit sparen, da die Sachbearbeiter bei Bedarf direkt im System nachsehen können und eine aufwändige Aktensuche der Vergangenheit angehört.