KDO begleitet die Stadt Wolfenbüttel bei der Paralleleinführung von Finanzwesen und integriertem Rechnungsworkflow

Seit 2002 ist die INFOMA partnergroup Dach einer innovativen, leistungsfähigen Anbietergruppe von kommunalen IT-Dienstleistern. Alle stehen mit ihren langjährigen Erfahrungen und ihrem Know-how für eine außergewöhnliche Kompetenz. So auch die KDO in Oldenburg, die bei ihrem Kunden Stadt Wolfenbüttel zudem aktuell ein hohes Maß an Flexibilität unter Beweis stellte.

„Wir wollen mehr!“ – mit dieser Motivation vollzog die Stadt Wolfenbüttel fünf Jahre nach dem Start in die Doppik Anfang 2016 den Wechsel vom bis dato genutzten System auf das Infoma-Finanzwesen newsystem. Für Axel Sievers, Leiter der Abteilung Finanzen und Controlling, eine zukunftsorientierte Entscheidung:

„Eines unserer vornehmlichen Ziele ist es, Arbeitsabläufe zu optimieren, das Controlling und Berichtswesen zu verbessern sowie das Thema eGovernment zu forcieren, mit anderen Worten: digitaler und moderner zu werden. Und dafür brauchen wir ein entsprechend leistungsfähiges Finanzwesen.“

Axel Sievers, Leiter Abteilung Finanzen und Controlling

Also startete die rund 52.000 Einwohner zählende Stadt im Jahr 2014 in ein juristisch begleitetes Ausschreibungsverfahren, an dessen Ende nicht nur die passende Softwarelösung stehen sollte. Vielmehr war die Zusammenarbeit mit einem kommunalen IT-Dienstleister eine wesentliche Vorgabe. Den Verantwortlichen war es wichtig, im Umstellungsprozess und darüber hinaus – beispielsweise bei Personalengpässen, dem plötzlichen Wegfall von Fachleuten etc. – einen starken Partner als Unterstützung zur Seite zu haben. Entschieden hat sich Wolfenbüttel für die KDO und das angebotene Finanzwesen newsystem – eine Kombination, die in allen Punkten des Anforderungskatalogs überzeugte.

Detaillierter Projektplan für ein komplexes Unterfangen

Durch den bereits erfolgten Wechsel in die Doppik im Jahr 2011 waren die inhaltlichen Aspekte der Umstellung kein Thema mehr. Gleichwohl erwies sich der Softwarewechsel als ein komplexes Unterfangen, zumal er flächendeckend auf einen Schlag erfolgen sollte. Das bedeutete, rund 300 Mitarbeiter in der Kernverwaltung für das neue Produkt mit all seinen Funktionalitäten fit zu machen.

Key-User leiten Teilprojekte

Basis dafür war ein von der KDO entwickelter und in der Kickoff-Veranstaltung vorgestellter Projektplan, der detailliert die Eckpunkte für das Wer, Wie und Wann setzte. „Für uns war dabei die wichtigste Überlegung, wie wir die Mitarbeiter am besten mitnehmen können, um erfolgreich zu sein“, erläutert Axel Sievers. „Wir haben daher die im KDO-Projektplan vorgeschlagenen Teilprojekte einerseits mit Fachleuten aus den jeweiligen Abteilungen, andererseits mit abteilungsinternen Key-Usern besetzt, die Schulungen für alle Mitarbeiter nach Bereichen klassifiziert und danach aufgebaut – und wir haben uns für die komplette Umstellung ein Jahr Zeit gegeben.“

Der Plan ging auf. Die vorbereitenden Standardarbeiten liefen nahezu reibungslos im vorgegebenen Zeitrahmen ab; ebenso wie die schon im Frühjahr letzten Jahres mit Hilfe des newsystem-Workflowmoduls durchgeführte Haushaltsplanung für 2016 oder die Testkonvertierung für die Steuerveranlagung. Dennoch war an der einen oder anderen Stelle ein gewisses Maß an Flexibilität gefragt. So wurde kurzerhand der festgelegte Termin für die Implementierung der Kosten- und Leistungsrechnung mit dem der Schnittstelleneinrichtungen getauscht. „Wir haben eine Reihe von Fremdverfahren im Einsatz, u.a. für die Kindertagesstätten, Vollstreckung, Ordnungswidrigkeiten, sowie die bereits seit einigen Jahren von der KDO betreute Personalsoftware LOGA. Alle Systeme müssen über Schnittstellen an das Finanzwesen angebunden werden. Wir fanden es daher sinnvoller, die Schnittstellenproblematik vorzuziehen, um sicherzustellen, dass beim Start alles klappt“, erinnert sich Axel Sievers.

Integrierter Rechnungsworkflow optimiert Prozesse

Die Flexibilität sowohl der Wolfenbütteler als auch der KDO stellte aber noch eine ganz andere Neuerung auf die Probe. Sie kam in Gestalt des erstmals auf der CeBIT 2015 präsentierten vollständig in das Finanzwesen integrierten Infoma-Rechnungsworkflows und weckte gleich das Interesse der Verantwortlichen. Obwohl der Projektplan fix war, entschied die Verwaltung kurzfristig, das neue Modul parallel mit der Implementierung des Finanzwesens einzuführen. „Wir haben die Chance gesehen, durch die Digitalisierung des Rechnungsprozesses den Bearbeitungsaufwand zu reduzieren, den Belegfluss zu beschleunigen und uns auf die bis Ende 2019 verpflichtende E-Rechnung vorzubereiten“, so Axel Sievers. „Die große Herausforderung dabei war die gleichzeitige Umstellung bis 1.1.2016 von Buchhaltungsfunktion und Rechnungsworkflow, der ja ein komplett neues Arbeiten in der Verwaltung nach sich zieht.“

Schrittweises Vorgehen führt zum Erfolg

Schon von jeher dezentral strukturiert, hieß das, rund 75 Prozent der 300 Mitarbeiter in der Kernverwaltung auch den digitalen Rechnungsverlauf nahezubringen. Eine stramme Aufgabe, für die sich „ein schrittweises Vorgehen als optimal erwies“, wie Martin Sunder, Projektverantwortlicher der KDO, bilanziert. „In enger Zusammenarbeit mit der Stadt Wolfenbüttel wurden zunächst Belegfluss, Workflowschritte, Berechtigungen und Benutzergruppen festgelegt. Individuelle Kundenanforderungen konnten wir aufgrund der Anpassungsfähigkeit des Moduls optimal berücksichtigen.“ Die Mitarbeiter erhielten die Möglichkeiten, sich anschließend durch intensive Schulungen und eine ausreichende Testphase mit den Abläufen vertraut zu machen. Fast 100 Anwender erhielten vor Ort eine halbtägige Schulung von der KDO. Weitere Nutzer, die nur einzelne Prozessschritte im Workflow ausführen, wurden durch Verantwortliche der Stadt geschult.

Mit Erfolg! In den ersten drei Monaten des Echtbetriebs durchliefen rund 8.000 Rechnungen den Workflow. Neben den teilweise umfangreichen Baurechnungen, die parallel zum Workflow noch traditionell papierhaft den Gang durch die Verwaltung nehmen, werden alle übrigen Rechnungen papierlos und digital über den Rechnungsworkflow abgebildet. Digitalisierung, Zuordnung zu den Organisationseinheiten, Feststellung und Kontierung der Rechnung, Mittelprüfung sowie die anschließende Anordnung und Buchung im Finanzwesen erfolgen dabei automatisiert. Für die Zukunft verspricht sich Axel Sievers, vom Rechnungseingang bis zur Buchung durch die Kasse einen oder sogar mehrere Tage Zeit einsparen zu können.

Mitarbeiter gewinnen zunehmend Routine

Sein Fazit fällt daher entsprechend positiv aus:

„Die Mitarbeiter gewinnen beim Workflow zunehmend Routine, werden immer schneller. Das zeigt auch die Nutzung unserer von den Teilprojektverantwortlichen bedienten internen Hotline. Galt es am Anfang für jeden von ihnen, täglich fast 100 Anrufe von Mitarbeitern mit unterschiedlichsten Fragestellungen zu bewältigen, sind es mittlerweile deutlich weniger.“

Axel Sievers, Leiter Abteilung Finanzen und Controlling

Trotzdem sieht er die weitere Wissensvermittlung und Schulung für den Umgang mit dem Rechnungsworkflow noch als eine Aufgabe für die nächste Zeit an. Dabei können er und alle Beteiligten auf die kompetente Unterstützung der KDO zählen.

Mit der Entscheidung für das moderne Finanzwesen newsystem und den integrierten Rechnungsworkflow hat Wolfenbüttel wichtige Schritte für den umfassenden Weg in ein durchgängiges E-Government vollzogen.