Erst aufräumen, dann automatisieren

Der Kommune21-Roundtable zum Axians-Infoma-Innovationswettbewerb zeigt: Ohne saubere Daten bleibt jede KI blind. Doch wer seine Prozesse in Ordnung bringt, erschließt enormes Potenzial.

Die Digitalisierung der deutschen Verwaltung kommt besser voran, als ihr Ruf vermuten lässt. Das wurde beim Roundtable-Gespräch deutlich, zu dem Kommune21 anlässlich des Axians-Infoma-Innovationswettbewerbs eingeladen hatte. Professor Jens Weiß von der Hochschule Harz ordnete die Lage nüchtern ein:

Deutschland liege im UN-E-Government-Index auf Platz 12, für einen föderalen Staat mit hochkomplexen Strukturen ein beachtliches Ergebnis. Der Eindruck des Stillstands entstehe vor allem deshalb, weil sich die Modernisierung in den Maschinenraum der Verwaltung verlagert habe – in Buchhaltung, Dokumentenmanagement und Prozesssteuerung. Für Bürgerinnen und Bürger bleibe dieser Fortschritt weitgehend unsichtbar.

Wie weitreichend dieser innere Wandel sein kann, zeigten die Finalisten des Innovationswettbewerbs. Die Stadtverwaltung Bad Dürkheim, Gewinnerin des diesjährigen Preises, hatte KI eingesetzt, um eingehende Rechnungen automatisch zuzuordnen und Kontierungsvorschläge zu generieren. Doch der eigentliche Gewinn lag woanders, wie Projektleiter Maik Sokolowski-Kühn berichtete: Die KI legte schonungslos offen, wo die Datenqualität nicht stimmte – achtfach angelegte Lieferanten, widersprüchliche Sachkontierungen, uneinheitliche Abläufe. Die Kommune gründete daraufhin eine eigene Taskforce für Datenqualität. Seine klare Empfehlung an andere Kommunen: erst aufräumen, dann automatisieren.

Auch die Stadt Fürth verfolgte einen datengetriebenen Ansatz. Carolin Krämer erläuterte, wie die Einführung der E-Rechnung genutzt wurde, um interne Strukturen grundlegend zu ordnen. Die Leitweg-ID dient dabei als zentrales Steuerungsinstrument, das jede Rechnung automatisch dem richtigen Team zuweist. Dabei wurden falsch gepflegte Lieferantendaten, doppelte Adressen und unklare Zuständigkeiten sichtbar. Krämer bezeichnete die E-Rechnung deshalb als Projekt der Organisationsentwicklung. Der Landkreis Saarlouis wiederum ließ sein Gesundheitsamt prozessorientiert analysieren. Mit dem Ergebnis, dass rund 100 Abläufe erstmals strukturiert erfasst wurden. Henning Schmitt schilderte, wie dabei ineffiziente Routinen zutage traten, die zuvor nie hinterfragt worden waren.

Alle drei Projekte bestätigten eine zentrale Erkenntnis: Digitalisierung scheitert selten an der Technik, sondern an fehlender organisatorischer Reife. Holger Schmelzeisen von Axians Infoma verwies auf den wachsenden Fachkräftemangel und die steigende Aufgabenlast in den Kämmereien. Routinetätigkeiten wie Rechnungskontierung oder die Zuordnung von Zahlungseingängen müssten perspektivisch von KI übernommen werden – nicht um Menschen zu ersetzen, sondern um die Verwaltung handlungsfähig zu halten. Steffen Schanz skizzierte als nächsten Entwicklungsschritt digitale Assistenten, die eigenständig auf Ereignisse reagieren und Vorgänge zur Freigabe vorbereiten. Die Verantwortung bleibe dabei stets beim Menschen.

Professor Weiß mahnte zugleich zur Vorsicht: KI dürfe nicht unbemerkt in Ermessensentscheidungen Einzug halten; Rechtsstaatlichkeit und Nachvollziehbarkeit müssten gewahrt bleiben. Sein Fazit zum Innovationswettbewerb fiel dennoch positiv aus: Die Projekte zeigten, dass es bei der Digitalisierung nicht um Leuchtturmprojekte gehe, sondern um Prozessharmonisierung, Datenqualität und kulturelle Veränderung. Die Technik sei bereit, entscheidend sei nun, wie gut sich die Verwaltungen organisatorisch darauf vorbereiten.

Das vollständige Round-Table-Gespräch finden Sie auf der Website von Kommune21:  Saubere Daten – Kommune21 online