Durchgängig digital: Vom Bestellworkflow zur elektronischen Akte

Viel Papier, viel Zeit, viel Aufwand – herkömmliche Beschaffungsprozesse erweisen sich in den kommunalen Verwaltungen häufig noch als ein ziemlich komplexes Unterfangen. Von der Bedarfsmeldung, Genehmigung, Bestellung über den Rechnungseingang, die Rechnungsbearbeitung und Anordnung bis zur Ablage in einem Ordner ist nicht nur viel händische Arbeit notwendig. Vielmehr wird gleichzeitig eine Menge Papier erzeugt. Ein Prozess, der durch eine durchgängige Digitalisierung weitaus komfortabler und effizienter abläuft.

Axians Infoma hat sich schon sehr frühzeitig mit den Chancen und Möglichkeiten der Digitalisierung für die Arbeit der Verwaltungen beschäftigt und im Rahmen einer formulierten und konsequent umgesetzten „Digitalen Agenda“ bereits zahlreiche Produkte ent- bzw. weiterentwickelt. Wesentlicher Teil dieser Strategie ist es, in ganzheitlichen Prozessen zu denken.

Dafür stehen im Finanzwesen beispielsweise Lösungen wie der integrierte Rechnungsworkflow für die Rechnungsprüfung und Anordnung, der eRechnungsmanager für das Importieren und Verarbeiten von eRechnungen und die Elektronische Akte zur Ablage und Recherche zur Verfügung. Jetzt haben wir diese Prozesskette mit einem vorgelagerten Bestellworkflow komplettiert. Von der Bestellung über die Rechnungsbearbeitung und Übergabe in die elektronische Akte kann die Verwaltung diesen Prozess nun voll integriert und elektronisch abwickeln.

Papierlos geht dabei die Bedarfsmeldung mit gleichzeitiger Mittelreservierung über das neue Modul BWF in den Genehmigungsprozess und eine Bestellung wird generiert. Die Bearbeitung der eingegangenen Rechnungen findet im integrierten Rechnungsworkflow statt. Letzter Schritt der Prozesskette ist die Ablage des digitalen Dokuments in der elektronischen Akte.

Die Vorteile liegen auf der Hand:

• Höhere Prozesstransparenz – Digital nachvollziehbare Laufwege und Genehmigungsprozesse
• Höhere Prozessgeschwindigkeit – Keine Medienbrüche und schnelles Auffinden von aktiven wie abgeschlossenen Prozessen
• Höhere Prozesssicherheit – Sofortige Mittelreservierung durch die Integration in Infoma newsystem und Berücksichtigung formaler Genehmigungsstufen und Berechtigungen.

Mit der Abbildung dieser kompletten Prozesskette werden wir unserem Anspruch gerecht, nicht nur Funktionalitäten zu entwickeln, sondern innerhalb unserer Software Infoma newsystem Prozesse wirksam zu unterstützen.

Bei Markus Hansmann erhalten Sie jederzeit ausführliche Informationen über die digitale Abbildung von Bestellung, eRechnung, Rechnungsworkflow und Finanzakte. Sie erreichen ihn telefonisch unter 0731 1551-986 oder per E-Mail an markus.hansmann@axians-infoma.de.