Sicher in die Cloud: Wie Kommunen den Wechsel zu Infoma online gestalten

Wo liegen die Daten, wer hat Zugriff und wie aufwendig ist der Umzug? Viele Kommunen stellen sich diese Fragen, bevor sie ihre Fachverfahren in die Cloud bringen. Die Verbandsgemeinde Gerolstein und die Stadt Siegburg haben den Schritt zu Infoma online gemacht. Ihre Erfahrungen zeigen, was eine erfolgreiche Cloud-Migration ausmacht und warum sie die Grundlage für den effektiven Einsatz von KI bildet.

Cloud-Lösungen sind ein zentraler Baustein der Verwaltungsdigitalisierung. Denn die Anforderungen wachsen, zudem sollen Online-Services ausgebaut und flexible Arbeitsmodelle ermöglicht werden. Gleichzeitig steigen die Ansprüche an die IT-Sicherheit, während Fachkräfte für den Betrieb komplexer Infrastrukturen fehlen. In der Cloud werden Anwendungen deshalb zentral bereitgestellt, Updates schneller eingespielt und Ressourcen bei Bedarf angepasst. Die Verwaltung gewinnt so Freiraum für ihre eigentlichen Aufgaben.

Mehr als eine Datenmigration

Ein Wechsel in die Cloud bedeutet weit mehr, als Daten auf externe Server zu verlagern. Am Anfang steht eine gemeinsame Analyse der fachlichen, organisatorischen und technischen Anforderungen an Infoma online. Darauf aufbauend legen Kommune und Axians Infoma das passende Betriebsmodell fest und planen die Umsetzung. Schnittstellen, Datenmigration, Benutzerverwaltung und Sicherheitsanforderungen fließen ebenso ein wie individuelle Vorgaben der Verwaltung. In einem strukturierten Migrationsprozess werden die Datenbestände aus dem bisherigen System übernommen, Anwendungen und Konfigurationen eingerichtet und umfassend getestet, bevor die Lösung produktiv geht. So bleibt der laufende Betrieb gesichert.

Die häufigste Sorge ist hierbei die Sicherheit kommunaler Daten. Dabei hängt sie nicht davon ab, ob Daten lokal oder in der Cloud liegen, sondern davon, welche technischen und organisatorischen Schutzmaßnahmen greifen. Professionell betriebene Cloud-Umgebungen arbeiten mit mehrstufigen Zugriffskontrollen, Verschlüsselung, regelmäßigen Datensicherungen, Notfallkonzepten und einer permanenten Überwachung der Systeme. Sicherheitsupdates werden zentral und zeitnah eingespielt.

Darüber hinaus kommen das Thema Datenschutz sowie gesetzliche Vorgaben als entscheidende Faktoren hinzu. Der Rechenzentrumsstandort, Zertifizierungen sowie vertraglich geregelte Sicherheitsstandards sind deshalb wichtige Auswahlkriterien.

Die entscheidende Frage ist nicht, ob Daten in der Cloud sicher sein können, sondern ob die gewählte Lösung die Sicherheits- und Datenschutzanforderungen der öffentlichen Verwaltung erfüllt“,

meint Christian Diste, Bereichsleiter Business & Technology Cloud Operations bei Axians Infoma. Richtig aufgesetzt, kann die Cloud das Sicherheitsniveau aber sogar erhöhen und Verwaltungen widerstandsfähiger gegenüber aktuellen Bedrohungen machen.

Gerolstein und Siegburg setzen auf Infoma online

Die Verbandsgemeinde Gerolstein im Landkreis Vulkaneifel zählt mit über 31.000 Einwohnerinnen und Einwohnern in zwei Städten und 36 Ortsgemeinden zu den größten Verbandsgemeinden in Rheinland-Pfalz. Als langjährige Infoma-Kundin hat sie ihre Finanz- und Verwaltungsprozesse auf Infoma online migriert. Die Lösung umfasst verschiedene Infoma-online- und AppSpace-Module. Online-Services wie ePayment und die Online-Zählerstandserfassung erweitern das digitale Angebot für die Bürgerinnen und Bürger. Nach einem aktiven Onboarding ist Infoma online seit Ende Oktober produktiv im Einsatz. „Mit der Migration auf Infoma online gehen wir einen weiteren wichtigen Schritt in der Digitalisierung unserer Verwaltung. Die neue Lösung schafft für uns eine moderne Grundlage, um bestehende Prozesse weiterzuentwickeln und unser digitales Serviceangebot auszubauen“, sagt Carsten Schneider, Sachgebietsleiter Organisation und IT der Verbandsgemeinde Gerolstein.

Auch die Stadt Siegburg wechselt vom lokalen Betrieb auf die SaaS-Lösung Infoma online. Im Mittelpunkt steht hier vor allem die Informationssicherheit, denn die Stadt will ihre Cybersecurity professionalisieren und dauerhaft auf hohem Niveau halten. Sicherheitsrelevante Updates sollen schnell eingespielt und Systeme, Komponenten und Backups kontinuierlich aktuell gehalten werden. Gleichzeitig geht es darum, interne Ressourcen zu entlasten, operative Sicherheitsaufgaben in professionelle Hände zu geben und personelle Engpässe, etwa bei Krankheitsausfällen, abzufedern. Perspektivisch möchte Siegburg dafür auch KI-Agenten einsetzen, die weitere wiederkehrende Aufgaben unterstützen.

Das Beispiel Siegburg zeigt, wohin die Reise geht: Wer in der Cloud arbeitet, kann neue Funktionen und Weiterentwicklungen schnell und ohne aufwändige Upgrade-Projekte nutzen. Das gilt heute und in Zukunft besonders für Künstliche Intelligenz. Mit Microsoft Copilot stehen in Infoma online so bereits heute KI-Funktionen zur Verfügung, die Mitarbeitende im Arbeitsalltag umfassend unterstützen. Mit den kommenden Versionen von Microsoft Business Central ab Version 29 rücken darüber hinaus weitere KI-Funktionen und agentische Anwendungen in den Fokus.

Webcast-Tipp: Copilot heute und der Blick nach vorn

Welche Copilot-Funktionen Verwaltungen schon heute in Infoma online nutzen können und was die kommenden Business-Central-Versionen ab BC29 bringen, zeigt Axians Infoma in einem kostenfreien Webcast. –> LINK FEHLT NOCH!!!!