Samtgemeinde Zeven | Niedersachsen

Fünf Gemeinden, ein digitaler Bauhof

Samtgemeinde Zeven löst Insellösungen durch Fachverfahren Kommunale Betriebe von Axians Infoma ab

In der niedersächsischen Samtgemeinde Zeven ist ein Bauhof für rund 23.000 Einwohner in fünf Mitgliedsgemeinden zuständig. Da die über Jahre gewachsene Sammlung an Access-Lösungen den täglichen Anforderungen im Bauhof immer weniger gerecht wurde, entschied sich die Samtgemeinde für den Wechsel zu Axians Infoma. Nach der stufenweisen Einführung des Fachverfahrens Kommunale Betriebe sowie der ergänzenden Lösung für das Liegenschafts- und Gebäudemanagement ist der Bauhof nun seit 2025 produktiv in einer durchgängig digitalen Prozesskette aufgestellt. Von der Auftragserteilung über die mobile Leistungserfassung bis zur Abrechnung arbeiten die Mitarbeitenden heute komplett papierlos. Das sorgt für spürbare Entlastung im Arbeitsalltag und deutlich mehr Transparenz über Aufträge, Leistungen und Kosten.

Die Samtgemeinde Zeven im Landkreis Rotenburg (Wümme) bündelt die Verwaltungsgeschäfte der Samtgemeinde Zeven selbst, der Stadt Zeven sowie der Gemeinden Elsdorf, Gyhum und Heeslingen. Entsprechend vielfältig sind die Aufgaben des kommunalen Bauhofs, der für Straßenunterhaltung, Grünpflege, Winterdienst und zahlreiche weitere technische Dienstleistungen in allen fünf Gemeinden zuständig ist.

Bis vor Kurzem wurden die dazugehörigen Abläufe über verschiedene Access-Datenbanken abgewickelt – Insellösungen, die über die Jahre gewachsen waren und die Grenzen ihrer Leistungsfähigkeit längst erreicht hatten. Durchgängig digitale Prozesse ließen sich damit nicht abbilden. Arbeitsaufträge mussten so auf Papier erstellt, Leistungen doppelt erfasst und Daten zwischen verschiedenen Anwendungen übertragen werden. Die Folge waren zeitaufwendige, fehleranfällige Abläufe, die zunehmend in Widerspruch zum wachsenden Dokumentations- und Nachweisbedarf eines modernen kommunalen Dienstleisters standen. „Wir haben lange mit Lösungen gearbeitet, die zwar ursprünglich einmal sinnvoll waren, für unsere heutigen Anforderungen aber nicht mehr ausreichen. Wir brauchten also ein System, das alle Schritte vom Auftrag bis zur Abrechnung in einer durchgängigen Prozesskette abbildet“, erläutert Felix Opitz, Bauhofleiter der Samtgemeinde Zeven.

Entscheidung für ein modulares Fachverfahren

Auf der Suche nach einer neuen Lösung für den Bauhof und das Liegenschafts- und Gebäudemanagement schrieb die Samtgemeinde Zeven das Vorhaben öffentlich aus. Den Zuschlag erhielt das modulare Fachverfahren Kommunale Betriebe von Axians Infoma, ergänzt um das Fachverfahren für Liegenschafts- und Gebäudemanagement. Beide Anwendungen werden in Zeven „on-premise“ betrieben und als eigenständige Lösungen eingesetzt.

Ausschlaggebend für die Entscheidung waren vor allem die breite funktionale Abdeckung entlang der gesamten Prozesskette – von der Beauftragung bis zur Rechnungsstellung – sowie die modulare Architektur, die eine schrittweise Einführung erlaubte. Ergänzend zum Basismodul und zum TVöD-Modul kamen die Apps Mobile Datenerfassung (MDE) und Mobile Objektkontrolle (MOK), das Planungsmodul sowie die Infoma App Web-Auftrag ins Anforderungsprofil.

Stufenweise Einführung

Das Implementierungsprojekt startete bereits 2022 und wurde seitdem modulweise vorangetrieben. Im Basismodul bildet die Software Stammdaten, Auftragsabwicklung und Leistungserfassung zentral ab. Das TVöD-Modul übernimmt dabei die tarifgerechte Auswertung der erfassten Zeiten. Die Einführung erfolgte weitgehend im Standard, individuelle Anpassungen an der Software waren nicht erforderlich. Seit 2025 arbeitet der Bauhof nun komplett produktiv mit dem neuen Verfahren.

Begleitet wurde das Projekt über den gesamten Zeitraum hinweg durch einen festen Ansprechpartner aus dem Consulting-Team von Axians Infoma, der von der ersten Konfiguration bis zum Go-Live eng mit den Verantwortlichen in Zeven zusammenarbeitete.

Die stufenweise Einführung hat uns geholfen, das Team behutsam an die neuen Abläufe heranzuführen. Die Betreuung durch Axians Infoma war dabei während des gesamten Projekts verlässlich und sehr lösungsorientiert“,

so Opitz.

Mobile Apps verändern den Arbeitsalltag

Ein zentraler Baustein der neuen Lösung sind die mobilen Anwendungen. Mit der App Mobile Datenerfassung (MDE) erfassen die Mitarbeitenden des Bauhofs ihre Arbeitszeiten und Leistungen direkt vor Ort auf dem Tablet oder Smartphone. Die Angaben fließen ohne Medienbruch in die zentrale Leistungserfassung ein – ein Prozess, der zuvor über handschriftliche Rapporte und mehrfach manuelle Übertragungen abgewickelt werden musste. Parallel dazu ermöglicht die App Mobile Objektkontrolle (MOK) die strukturierte Dokumentation von Kontroll- und Wartungsgängen an kommunalen Objekten. Schadensmeldungen und Prüfergebnisse lassen sich somit unmittelbar vor Ort erfassen und weiterverarbeiten.

Die Infoma App Web-Auftrag schließt den Kreis zwischen den kommunalen Fachämtern und dem Bauhof. Über ein Web-Formular übermitteln die auftraggebenden Stellen ihre Anfragen digital. Der Bauhof prüft diese, erstellt daraus den eigentlichen Arbeitsauftrag und plant ihn in die Ressourcenübersicht ein. Der Kommunikationsweg zwischen Auftraggeber und Auftragnehmer ist damit eindeutig dokumentiert und medienbruchfrei. „Die Mitarbeitenden tragen ihre Zeiten heute selbst über die MDE-App ein und nicht mehr mit dem Bleistift auf Papierformulare. Das spart Zeit und reduziert Übertragungsfehler. Und mit dem Web-Auftrag haben wir erstmals einen sauberen Kommunikationsweg zwischen den Ämtern und dem Bauhof. Jeder weiß, wer was wann beauftragt hat“, erläutert Opitz.

Transparenz über Aufträge, Leistungen und Budget

Neben der Entlastung im operativen Tagesgeschäft schafft das neue Verfahren vor allem eines: Übersicht. Auftragsstände, erbrachte Leistungen sowie die damit verbundenen Kosten und Budgetbindungen werden zentral und tagesaktuell dargestellt. Für den Bauhofleiter wie auch für die Ämter auf Auftraggeberseite entsteht damit eine einheitliche Datenbasis, die sowohl die operative Steuerung als auch die kaufmännische Nachvollziehbarkeit unterstützt. „Wir sehen heute auf einen Blick, welche Aufträge offen sind, welche Leistungen bereits erbracht wurden und wie es um das zugehörige Budget bestellt ist. Diese Transparenz hatten wir in der alten Struktur schlicht nicht“, so Opitz.

Mit dem produktiven Einsatz des Fachverfahrens ist die Digitalisierung im Bauhof der Samtgemeinde Zeven aus Sicht der Verantwortlichen auf ein tragfähiges Fundament gestellt. Weitere konkrete Projekte im Fachverfahren sind aktuell nicht geplant, doch zeigt sich der Bauhofleiter offen für ergänzende Themen rund um die Digitalisierung kommunaler Verwaltungsprozesse.

Die Software ist ein wichtiger Baustein, aber nicht das Ende der Geschichte. Es gibt genug Anknüpfungspunkte, um unseren Arbeitsalltag weiter zu entlasten und Verwaltungsprozesse noch besser zu verzahnen. Da schauen wir uns an, was als Nächstes sinnvoll ist.“