Stadt Bad Dürkheim | Rheinland-Pfalz

Wenn die KI die Rechnungen verteilt

Stadtverwaltung Bad Dürkheim automatisiert Rechnungsworkflow mit Axians Infoma

Tausende Eingangsrechnungen pro Jahr und ein Team, das neben der Rechnungsverteilung kaum noch zu seinen eigentlichen Aufgaben kam: Die Finanzabteilung der rheinland-pfälzischen Stadt Bad Dürkheim stand vor einem Dilemma, das viele Kommunalverwaltungen betrifft. Die Lösung fand sich in einem KI-gestützten Rechnungsworkflow auf Basis der Infoma Smart Add-ons. Heute werden über 90 Prozent aller eingehenden Belege automatisch erkannt, verteilt und vorkontiert – ein Effizienzsprung, der weit über die Abteilung hinaus wirkt.

Überlastete Finanzabteilung

Ausgangspunkt des Projekts war ein gewachsener, händischer Rechnungsprozess, der über die Jahre immer mehr Aufgaben in der zentralen Finanzabteilung gebündelt hatte.

Wir haben vieles übernommen, was man auch dezentral lösen könnte, sozusagen als Full-Service für die Fachabteilungen“,

erklärt Maik Sokolowski-Kühn, verantwortlich für den Bereich Finanzen bei der Stadtverwaltung Bad Dürkheim. Kam eine Rechnung per E-Mail oder Scan herein, wurde sie von seinen Mitarbeitenden nicht nur verteilt, sondern auch weitgehend vorbearbeitet. Rechnungssteller wurden im System gesucht, Buchungsbeschreibungen eingetragen, Belegdaten erfasst. Alles Aufgaben, die prinzipiell in der Verantwortung der Sachbearbeiterinnen und Sachbearbeiter in den Fachbereichen liegen. „Mit der Zeit ist dieser Prozess organisch gewachsen. Dadurch hatten die Mitarbeitenden in der Finanzabteilung aber wenig Zeit für ihre eigentlichen Aufgaben“, so Sokolowski-Kühn.

KI statt Handarbeit

Den Anstoß zur Veränderung gab schließlich das Softwareunternehmen Axians Infoma, mit dem die Stadtverwaltung schon lange zusammenarbeitet. Im Rahmen des regelmäßigen Austauschs entstand die Idee, den Rechnungsworkflow grundlegend zu modernisieren. Die Stadt Bad Dürkheim war dabei direkt offen für einen Pilotversuch und setzte konsequent auf die hauseigene Lösung ihres langjährigen Partners. „Wir hatten zuvor einen externen Rechnungsworkflow im Einsatz, von dem wir uns getrennt haben, um auch hier auf Infoma zu wechseln“, berichtet Sokolowski-Kühn.

Die nun implementierte Lösung besteht im Kern aus drei aufeinander abgestimmten Infoma Smart Add-ons: Der Invoice Service liest per OCR-Texterkennung automatisch Kopfdaten wie Betrag, Fälligkeit und Rechnungsnummer aus und wandelt Dokumente in durchsuchbare PDFs um. Der Routing Service leitet Belege anschließend auf Basis historischer Daten an die zuständigen Stellen weiter. Und der Accounting Service schlägt passende Kontierungen vor, unter anderem für Sachkonto, Kostenstelle und Kostenträger. Entscheidend dabei: Zu jeder Zuordnung gibt das System eine nachvollziehbare Wahrscheinlichkeit an. Das „Human-in-the-loop“-Prinzip bleibt so gewahrt, die Mitarbeitenden behalten jederzeit die Kontrolle.

23.000 Rechnungen als Lernbasis

Die Grundlage für die Leistungsfähigkeit des Modells bildet ein umfangreiches Training mit rund 23.000 echten Rechnungen, was etwa einem Jahresvolumen der Stadtverwaltung entspricht. Die Auswahl erfolgte bewusst über einen repräsentativen Zeitraum, um die gesamte Bandbreite an Rechnungsformaten und Buchungsszenarien abzubilden. Die Implementierung erfolgte dann in enger Abstimmung mit den Experten von Axians Infoma. Zunächst wurden die KI-Funktionen in einem Testsystem anhand echter Rechnungen aus dem laufenden Verwaltungsgeschehen erprobt. Das Projektteam der Stadt dokumentierte Erfahrungen und Verbesserungsvorschläge, die dann in die kontinuierliche Optimierung des Modells einflossen.

Ein Parameter wurde dabei von vornherein klar definiert: Die KI muss sich zu mehr als 95 Prozent sicher sein, um eine Rechnung automatisch zuordnen zu dürfen. Liegt der Wert darunter, landet der Beleg in einem virtuellen Postkörbchen zur manuellen Bearbeitung. Aktuell betrifft dies noch zehn bis 15 Prozent der Rechnungen. „Wenn die KI eine Rechnung nicht eindeutig zuordnen kann, fallen wir sicherheitshalber auf das alte Vorgehen zurück“, so Sokolowski-Kühn. Im ersten Pilotversuch mit 100 Rechnungen erreichte das Modell bereits eine Trefferquote von 92 Prozent, im laufenden Produktivbetrieb liegt die automatische Zuordnung inzwischen stabil bei deutlich über 90 Prozent.

Überzeugungsarbeit auf allen Kanälen

Die technische Umstellung war jedoch nur die halbe Miete. Denn das Projekt veränderte nicht nur den Workflow, sondern auch die Aufgabenverteilung im Haus. Sachbearbeiterinnen und Sachbearbeiter in den Fachbereichen mussten Verantwortung zurücknehmen, die ihnen die Finanzabteilung über Jahre abgenommen hatte. Sokolowski-Kühn und sein Team gingen das Change-Management deshalb proaktiv an, etwa über E-Mails, Intranet-Beiträge und eine zentrale Informationsveranstaltung für alle Beschäftigten, die mit Rechnungen in Berührung kommen. „Dort haben wir die zukünftigen neuen Aufgaben offen kommuniziert und Fragen beantwortet“, sagt er.

Während ein Teil der Belegschaft die Umstellung begrüßte, gab es dabei auch durchaus kritische Stimmen. Maik Sokolowski-Kühn suchte hier gezielt das persönliche Gespräch und versuchte, durch sachliche Informationen den Druck herauszunehmen. Nach mehreren Monaten zeige die Entwicklung nun klar in die richtige Richtung:

Von den meisten Mitarbeitenden habe ich noch nichts Negatives über die neuen Prozesse gehört – und das ist bekanntlich das größte Lob“,

meint er scherzhaft.

Datenqualität als Schlüsselfaktor

Rückblickend benennt Sokolowski-Kühn jedoch eine zentrale Erkenntnis aus dem Projekt: „Ich habe die Wichtigkeit der Qualität unserer Adressdaten unterschätzt.“ So hätte die KI etwa immer wieder vermeidbare Fehler gemacht, da das System den Rechnungssteller nicht erkannte, weil die zugrundeliegende Adresse nicht optimal gepflegt war. Erst im laufenden Projekt wurden deshalb massenhaft Adressen korrigiert. Diesen Bereinigungsprozess würde er heute vorziehen:

Je besser die Datengrundlage, desto besser funktioniert die KI am Ende, das ist ganz klar.“

Freiräume für komplexe Aufgaben

Die im Zuge der Automatisierung gewonnene Arbeitszeit lässt sich zwar nur schwer in Euro beziffern, doch sie macht sich eindeutig bemerkbar. Statt Rechnungen händisch zuzuordnen, kann sich das Team der Finanzabteilung nun verstärkt um länger liegengebliebene, aber nicht weniger wichtige Aufgaben kümmern, etwa die systematische Bereinigung der Adressdatei. Rund 100 Beschäftigte profitieren mittlerweile verwaltungsweit vom neuen Workflow, der über insgesamt 113 Infoma-Volllizenzen dezentral genutzt wird. „Unser Ziel ist es immer, einfache Tätigkeiten so maschinell wie möglich zu erledigen, damit Zeit für komplexe Aufgaben bleibt. Ich denke, das ist uns hiermit gut gelungen“, fasst Sokolowski-Kühn zusammen.

Die nächsten Projektschritte sind bereits skizziert. Künftig soll die KI beispielsweise auch prüfen, ob eine Adresse bereits im System vorhanden ist, und gegebenenfalls einen Vorschlag zur Neuanlage machen. Auch das automatische Abholen von Rechnungen aus E-Mail-Postfächern steht auf der Agenda.

Vorbild für kommunale KI-Projekte

Im November 2025 wurde die Stadtverwaltung Bad Dürkheim für ihren KI-gestützten Rechnungsworkflow mit dem Axians Infoma Innovationspreis ausgezeichnet. Die Jury würdigte das Projekt als Referenzbeispiel für spürbare Entlastung und nachweisbare Effizienzgewinne im kommunalen Rechnungswesen. Für Sokolowski-Kühn ist das Projekt vor allem eines: ein strategischer Baustein auf dem Weg zur modernen Verwaltung. Seine Empfehlung an andere Kommunen ist klar: „Eine stabile technische Infrastruktur und eine saubere Datenbasis sind entscheidend. Und die Mitarbeitenden im Rechnungsworkflow sollten frühzeitig eingebunden werden – sowohl zur Akzeptanzförderung als auch zur fachlichen Bewertung der KI-Ergebnisse.“