Nahtlose Integration bestehender DMS- oder Archivlösungen

Die elektronische Aktenbearbeitung gehört zu den wesentlichen Themen der digitalen Verwaltung. Mit unserer integrierten elektronischen Aktenlösung im Liegenschafts- und Gebäudemanagement können Dokumente wie z. B. Prüfprotokolle aus dem Bereich Wartung & Prüfung zu einem vorhandenen Dateisystem, Archivsystem oder Dokumentenmanagement-System (DMS) übergeben werden – ohne Medienbrüche und mit maximaler Flexibilität.

Ein besonderer Vorteil: Die Ordnerstrukturen innerhalb des Liegenschafts- und Gebäudemanagements sind eigens für das Fachverfahren konzipiert und unabhängig von der Struktur im angebundenen Dokumentenmanagement-System. Das bedeutet: Die Nutzenden arbeiten weiterhin in der gewohnten Oberfläche – ein Wechsel in das DMS ist nicht erforderlich. So bleibt der Arbeitsfluss ungestört und die Bedienung intuitiv.

Dokumente, die in der Akte im Liegenschafts- und Gebäudemanagement abgelegt werden, können mit Metadaten angereichert und automatisiert in die entsprechende Ordnerstruktur des Dokumentenmanagement-Systems überführt werden. Diese Metadaten können für eine strukturierte und revisionssichere Ablage durch das angebundene DMS sorgen – ganz im Sinne moderner Verwaltungsprozesse.

Die elektronische Aktenlösung unterstützt nicht nur die tägliche Arbeit, sondern erfüllt auch wichtige Anforderungen im Bereich der Betreiberverantwortung. Durch die lückenlose Dokumentation von Wartungen, Prüfungen und Instandhaltungsmaßnahmen wird eine rechtssichere Nachweisführung durch das angebundene DMS ermöglicht – ein zentraler Aspekt für die Haftungsfreistellung (Exkulpation).

Die elektronische Akte im Liegenschafts- und Gebäudemanagement entfaltet ihre Stärken in zahlreichen Prozessen des kommunalen Gebäudemanagements:

• Budgetmanagement & Kostenkontrolle
  Dokumente wie Kostenaufstellungen, Angebote oder Rechnungen können direkt aus der gewohnten Umgebung heraus abgelegt, gesucht und angezeigt werden. Die Übergabe aller relevanten Unterlagen an ein DMS oder eine Archivlösung rundet den Prozess ab.
• Vermietungsmanagement
  Mietverträge, Betriebskostenabrechnungen und weitere Dokumente lassen sich komfortabel verwalten – ohne Systemwechsel und mit direktem Zugriff aus dem Liegenschafts- und Gebäudemanagement.
• Reinigungsmanagement
  Eingangsrechnungen und Reinigungsverträge werden übersichtlich abgelegt und sind jederzeit nachvollziehbar dokumentiert – ideal für Ausschreibungen und Dienstleistersteuerung.
• Grundstücksgeschäfte
  Schriftverkehr, Verträge und Dokumente zu Flurstücken oder Pachtverhältnissen können strukturiert abgelegt und schnell wiedergefunden werden – für eine transparente und rechtssichere Verwaltung.

Vorteile der elektronischen Akte im Liegenschafts- und Gebäudemanagement

• Zentrale Informationsquelle: Alle relevanten Dokumente sind direkt im Liegenschafts- und Gebäudemanagement verfügbar – ohne Systemwechsel.
• Strukturierte Ablage: Fachverfahrensspezifische Ordnerstrukturen sorgen für Übersichtlichkeit und schnelle Auffindbarkeit.
• Automatisierte Dokumentenzuordnung: Durch Metadaten wird die Ablage im DMS effizient und nachvollziehbar gestaltet.
• Rechtssicherheit: Lückenlose Dokumentation unterstützt die Einhaltung gesetzlicher Vorgaben und entlastet bei der Betreiberverantwortung.
• Effizienzsteigerung: Weniger Medienbrüche, weniger Suchaufwand – mehr Zeit für die eigentliche Sachbearbeitung.
• Zukunftssichere Integration: Bestehende DMS-Verfahren lassen sich flexibel anbinden und weiter nutzen.

In unserem Infoma Insights Video zum Thema „Integrierte elektronische Aktenlösung im Liegenschafts- und Gebäudemanagement“ erhalten Sie einen kompakten Überblick über die Vorteile und Einsatzmöglichkeiten der Lösung.