Weichenstellung für Digitalisierung der Finanzbuchhaltung

Der Brokser Heiratsmarkt in der Samtgemeinde Bruchhausen-Vilsen ist eines der größten Volksfeste in Norddeutschland. 1645 erstmals erwähnt, lockt das Ereignis jährlich mehrere hunderttausend Besucher an. Das 375. Jubiläum im vergangenen Jahr fiel allerdings dem Corona-Virus zum Opfer. Für die Verwaltung der Samtgemeinde sorgt der Markt für eine lokale Besonderheit im Bereich der Veranlagung, die eine der maßgeblichen Anforderungen beim Wechsel auf das neue Finanzwesen war.

Um die Digitalisierung der Finanzverwaltung voranzutreiben, setzte die Samtgemeinde im Landkreis Diepholz auf Infoma newsystem mit seinen Möglichkeiten für durchgängig automatisierte Prozesse. Schon knapp neun Monate nach der Entscheidung fiel der Startschuss für den Echtbetrieb – Ergebnis der konstruktiven Zusammenarbeit mit dem Team von Axians Infoma und der strukturierten Vorgehensweise anhand eines definierten Projektplans. Mit Hilfe dieses Projektleitdokuments wurden alle notwendigen Konzeptions-, Installations- und Schulungstermine genau beobachtet und in regelmäßigen methodischen Gesprächen auf Projektleitungsebene der Status quo sowie weitere Maßnahmen und Herausforderungen systematisch besprochen und realisiert.

Dazu gehörte auch die buchhalterische Abbildung des genannten Sonderereignisses Brokser Heiratsmarkt. Das Verfahren ermöglicht der Samtgemeinde nun, selbst komplexe Gebühren- und Bescheidlogiken für die damit verbundenen mehr als 100 Abgabearten effizient und komfortabel umzusetzen.

Der Umstieg auf Infoma newsystem war für uns die Weichenstellung hin zur Digitalisierung der Finanzbuchhaltung

so Hannes Homfeld, Fachbereichsleiter Finanzen und Kämmerer bei der Samtgemeinde. „Das erfordert aber auch die Bereitschaft, sich von etablierten Strukturen und Arbeitsabläufen des Altprogrammes zu lösen, um neue Wege einzuschlagen und das Potenzial der Softwarelösung vollumfänglich auszuschöpfen.“

Der Erfolg gibt ihm Recht. Bereits innerhalb des ersten Halbjahres nach der Umstellung zeigten sich die Abläufe im Rechnungswesen der 17.500-Einwohner-Samtgemeinde deutlich schlanker und einfacher. Die Medienbrüche insbesondere in der Haushaltsplanung und Rechnungsabwicklung waren beseitigt und führten zu einem effizienteren Arbeiten.

 Auf einen Blick

• Samtgemeinde Bruchhausen-Vilsen / Niedersachsen
• Einwohner: rd. 17.500
• Produkt: Infoma newsystem Finanzwesen inkl. Rechnungs- und Bestellworkflow, eRechnungs-Manager, Elektronische Akte