Infoma-Lösung entlastet Gebäudewirtschaft

Stadt Plettenberg

„Doppelt genäht hält besser“ heißt es zwar im Volksmund, erweist sich im kommunalen Arbeitsalltag allerdings eher als Belastung. Beispielsweise wenn Rechnungsbelege doppelt erfasst werden müssen, wie es in der nordrhein-westfälischen Stadt Plettenberg jahrelang erforderlich war.

Seit 2007 werden hier die gebäudebezogenen Aufgaben durch die zentrale Gebäudewirtschaft erledigt. Der dafür eingesetzten FM-Software fehlte jedoch die Anbindung an das seinerzeit vorhandene Finanzverfahren. Das hatte zur Folge, dass alle Rechnungsbelege zweimal erfasst werden mussten – im Finanzwesen und in der FM-Software.

Der damit einhergehende Buchungsaufwand hat erhebliche Personalkapazitäten gebunden. Bei Personalengpässen mussten Buchungen im Facility Management-Bereich sogar zurückgestellt werden. Zudem waren angesichts dieser Problematik Auswertungen nur bedingt aussagekräftig und die Abrechnung von Fördermitteln bzw. interne und externe Prüfungen zogen zeitintensive Akten- und Finanzsoftware-Recherchen nach sich.

Mit der Entscheidung für den Einsatz des Infoma Liegenschafts- und Gebäudemanagements gehören diese Aufwände nun der Vergangenheit an. Integriert in das zwischenzeitlich genutzte Infoma Finanzwesen mit digitalem Rechnungsworkflow hatten sich damit die doppelten Eingaben erledigt. Nach einer Verzögerung aufgrund eines Hackerangriffs, startete das Basismodul mit der Maßnahmenstruktur und der Projektkostenkontrolle im März 2024 erfolgreich in den Echtbetrieb; zum 1. Juli folgte das Meldungsmanagement.

Da die doppelten Eingaben entfallen, entlastet das Infoma Liegenschafts- und Gebäudemanagement bereits jetzt spürbar die Arbeitsabläufe der momentan 13 Anwender:innen in der Gebäudewirtschaft. In Kürze sollen zudem zehn Hausmeister an das „externe“ Meldungsmanagement angebunden werden. Aber auch die Abläufe im Finanzwesen und der Rechnungsprüfung vereinfachen sich durch die integrierten Daten.

Für die Verantwortlichen der Stadt Plettenberg liegen die Vorteile des Projekts damit klar auf der Hand: Durch die Integration werden Personalkapazitäten frei, Auswertungen sind vollständig und aussagekräftig, die Planung und Bewirtschaftung der Haushaltsmittel ist deutlich einfacher und übersichtlicher und es ist eine direkte und papierlose Abwicklung der Rechnungsbelege möglich.