Landkreis Ebersberg

Entscheidungsrelevante Berichte für die Politik auf Knopfdruck

Von der Fläche und den Einwohnerzahlen her eher einer der kleineren Landkreise in Deutschland, beweist der Landkreis Ebersberg schon viele Jahre lang Größe, wenn es um das Thema Reformen, Verwaltungsmodernisierung, Innovationsfähigkeit geht. 2005 als erster bayerischer Landkreis auf die Doppik umgestiegen, stützt sich Ebersberg aber bereits seit Ende der neunziger Jahre bei seinen Reformbestrebungen auf Axians Infoma und das Verfahren Infoma newsystem.

Herausforderung

Mit der Entscheidung für den Einsatz einer Business-Intelligence-Lösung haben sich die Oberbayern nun auch gezielte Unterstützung für ihre strategischen Steuerungsprozesse gesichert. Einer der wesentlichen Beweggründe dafür war, Zeit und Aufwand bei der Berichtserstellung für die Politik deutlich zu reduzieren. Zwar hat sich der Landkreis in den vergangenen vier Jahren ein standardisiertes Berichtswesen aufgebaut; die in allen Fachausschüssen gleich vorzulegenden Auswertungen erforderten aber sehr viel Arbeit. Denn die aus dem Infoma newsystem Finanzwesen ermittelten entscheidungsrelevanten Informationen mussten aufwändig in Excel-Tabellen zusammengeführt und aufbereitet werden. Diese Arbeitsgänge wiederholten sich dreimal im Jahr für fünf Gremien.

Lösung

Im speziell auf die kommunalen Belange ausgerichteten Analyse- und Steuerungssystem (BI) von Axians Infoma sah Brigitte Keller, Leiterin des Bereichs Controlling und Finanzmanagement, daher die optimale Voraussetzung, die richtigen und wichtigen Informationen aus den unterschiedlichen Handlungsfeldern zu analysieren, zu interpretieren und die entsprechenden Steuerungsimpulse abzuleiten. „Unsere strategische Steuerung basierte auch vor dem Einsatz des BI-Systems auf diesen Daten. Der Vorteil ist nun aber, dass sie „auf Knopfdruck“ zur Verfügung stehen, während in der Vergangenheit viele Arbeitsschritte notwendig waren, die Informationen zu erzeugen“, erläutert Brigitte Keller die seinerzeitige Entscheidung. „Ein weiterer wichtiger Punkt war für uns, dass wir die Daten aus einem Guss haben.“ Eine Schnittstellenlösung kam deshalb zu keinem Zeitpunkt in Betracht.

Ausschließlich im Bereich Controlling und Finanzmanagement eingesetzt, nutzt Ebersberg die Lösung zunächst in den Handlungsfeldern Finanzen und Kosten- und Leistungs-rechnung. Hier werden die wichtigsten Informationen aus den Analysebereichen Ergebnis-, Finanz- und Vermögensrechnung, Offene Posten und Zahlungen sowie Kostenträger, Kostenstellen und Kostenarten zur Verfügung gestellt. Dabei kommt das flexible Berichtswesenkonzept dem Landkreis sehr entgegen. „Wir nutzen nur wenige Standardberichte, denn wir haben unsere eigenen Anforderungen“, so Brigitte Keller. Für die Budget-, Zwischen- und Abschlussberichte wurden deshalb mit Unterstützung von Axians Infoma kundenspezifische Berichte eingerichtet. „Das System ist mächtig und kann eine Menge leisten. Die eigentliche Schwierigkeit dabei ist immer, die Ressourcen vor Ort zu schaffen sowie die Möglichkeiten des BI zu erkennen und für eigene Zwecke zu nutzen.“

Nutzen

Für die Politik stellen die Informationen eine wichtige Grundlage ihrer Entscheidungs-findung dar. Zur Zeit sind die Ratsmitglieder noch einziger Nutzer dieser Informationen, da Ebersberg die Steuerung in einem Top-down-Prozess durchführt. Sie ziehen aus den Berichten die Eckwertevorgaben für die Haushaltsplanung der Verwaltung und steuern den Planungsprozess der Kostenstellen und Kostenträger. Am Jahresende wird über die Abschlussberichterstattung das Vorjahr „nachgehalten“, um im Folgejahr Verbesserungen zu generieren.

Obwohl erst am Anfang der Entwicklung, zeigt sich Brigitte Keller sehr zufrieden mit dem bisher Erreichten: „Für einen Berichtszyklus ist die Standardisierung über das BI bereits abgeschlossen. Abschlussberichte können wir nun direkt in Word mit den aktuellen Grafiken der Daten vom Vortag aufrufen. Die Arbeit, die bleibt, ist die Interpretation der Zahlen – deren Aufbereitung beschäftigt uns nicht mehr.“

Vielmehr ist aktuell die Anwendung der Forecast-Berechnungen ein Thema. Hier wurden bereits verschiedene Berechnungsmodelle erstellt. Derzeit wird geprüft, welche Berechnung am genauesten ist. „2013 wollen wir der Politik die Forecast-Berechnungen vorstellen und dazu nutzen, unsere Prognosen zu verfeinern“, so die Planungen von Brigitte Keller.

Darüber hinaus steht die Standardisierung der Zwischen- und Budgetberichte als einer der nächsten Schritte auf dem Programm der Ebersberger. Im Anschluss sollen auch die Fachstellen die fertigen Analysen erhalten, die sie dann „nur noch“ interpretieren müssen. Für Brigitte Keller ist damit eine wichtige Grundlage geschaffen, dass sich die Verwaltung noch mehr mit Steuerung beschäftigen kann und weniger mit der Aufbereitung von Zahlen: „Das ist ein ganz wichtiger Schritt zu noch mehr Effizienz sowohl in den Fachbereichen als auch in den zentralen Steuerungsstellen.“

Wie hoch der Nutzen des Business-Intelligence-Systems in der Landkreisverwaltung eingeschätzt wird, dokumentiert auch die Entscheidung, die Erfahrung von Axians Infoma zu nutzen, um intern umfassendes Know-how zu der komplexen Thematik aufzubauen. Für diese Aufgabe wurde sogar ein Mitarbeiter aus dem Controlling-Bereich teilweise freigestellt.

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