Stadt Dillenburg

Steuerungsrelevante Informationen auf einen Blick

Herausforderung

Kein Bierdeckel, wie es einst dem Politiker Friedrich Merz zur Berechnung der Einkommensteuer vorschwebte, aber eine DIN A4-Seite mit allen wesentlichen Fakten – mit den neu entwickelten grafisch aufgebauten Steuerungsberichten der eingesetzten Business-Intelligence-Lösung (BI) von Axians Infoma hat die hessische Stadt Dillenburg gleich zwei Fliegen mit einer Klappe geschlagen. Zum einen sieht jeder Empfänger auf einen Blick, was in seinem Verantwortungsbereich wirklich relevant ist und wo der größte Handlungsbedarf besteht. Zum anderen konnte hierfür die Ära der bei der Verwaltungsspitze eher ungeliebten Excel-Tabellen beendet werden.

Lösung

Bereits 2011 hatte sich die Oranierstadt entschieden, mit Hilfe der BI-Lösung komplexe Sachverhalte und Entwicklungen insbesondere im Finanzbereich zu analysieren und bedarfsgerecht aufzubereiten. Erfolgreich, wie die Verantwortlichen im Ressort Finanzen versichern. Ulrike Bellersheim, stellvertretende Leitung Finanzen, und Reiner Pulfrich, Leiter Ressort Finanzen, sind mit den Möglichkeiten des BI sehr zufrieden: „Der erzielte Mehrwert besteht für uns zum einen in besseren Steuerungsmöglichkeiten durch rechtzeitige Abweichungsanalysen, den positiven Effekten im Haushaltsvollzug, der Reduzierung von Fehlbeträgen durch schnellere Reaktionszeiten sowie zum anderen in der Vermeidung zusätzlicher Steuer- und Abgabeerhöhungen zum Ausgleich von Fehlbeträgen.“

Mit der Neugestaltung der Steuerungsberichte haben sich Effizienz und Komfort für die Nutzer jetzt nochmals erhöht. Entstanden aus den Anforderungen einer von Axians Infoma installierten Pilotgruppe von langjährigen BI-Anwendern, der neben Dillenburg auch die Städte Goslar und Groß-Umstadt, die Verbandsgemeinde Obere Kyll, die Hansestadt Stade sowie der Landkreis Biberach angehören, lassen sich Ergebnis- und Teilhaushalt nun nach Ressort oder Produkt, der gesamte Kontenrahmen aber jeweils auf einer DIN A4-Seite darstellen. Dabei ist es gleich, ob Landkreis, Stadt, Gemeinde mit einem Mandanten oder Kommune mit mehreren Gemeinden die Berichte einsetzen – alle können die Steuerungsberichte auf Knopfdruck nutzen.

Hinzu kommt die Konzentration auf die wirklich wesentlichen Aspekte. Thomas Röder, Produktmanagement und Entwicklung bei Axians Infoma, erläutert: „Der Empfänger will nur für ihn wirklich wesentliche Punkte sehen. Daher können alle Berichte auf die steuerungsrelevanten Aufwände oder Erträge genau festlegt werden, die restlichen Details sind dabei ausgeblendet.“ Zudem wird die weitere Fokussierung mit einer durchgängigen ABC-Analyse in allen Berichten unterstützt. Damit kann sich der Entscheider auf die relevanten 90 Prozent konzentrieren und verliert sich nicht im Klein-Klein. Die restlichen 10 Prozent werden smart zusammengefasst. Der wichtigste Punkt aber betrifft die Art der Steuerung. „Die Steuerungsberichte sind komplett auf die Zukunft ausgerichtet, stellen den Handlungsbedarf grafisch dar und inkludieren alle steuerungsrelevanten Aspekte auf einer DIN-A4-Seite“, so Thomas Röder weiter.

Grundlagen für die Entstehung der neuen Steuerungsberichte waren:
– Alle steuerungsrelevanten Informationen für jeden auf einen Blick erkennbar machen
– Die Fokussierung auf den Empfänger legen
– Entwicklung aus der Praxis für die Praxis – zusammen mit dem Kunden für den Kunden
– Verwendung modernster Technologie und bester Berichtstechniken für das beste Ergebnis.

Nutzen

In Dillenburg erhalten Bürgermeister und die Leiter der fünf Ressorts Zentrale Dienste, Finanzen, Sicherheit und Ordnung, Kultur, Sport und Tourismus sowie Bauen und Liegenschaften nun alle 14 Tage automatisch einen einseitigen Steuerungsbericht für ihren Bereich in einer einheitlichen, durchgängigen Notation. Damit ist gewährleistet, dass jeder Berichtsempfänger – egal aus welchem Ressort – das gleiche Layout vor sich hat und sich so auch in einem anderen Bericht schnell zurechtfindet. Dabei sind alle Entscheidungsträger auf die wesentlichen finanziellen Aspekte durch eine intelligente ABC-Analyse fokussiert, die einen schnellen Überblick über deren Verantwortungs- bzw. Produktbereiche ermöglicht.

Die Resonanz bei den Beteiligten ist äußerst positiv – was vor allem an der übersichtlichen, rein grafischen Darstellung der Berichte ohne Tabellen liegt. Rot und Grün geben hier den Ton an. So signalisiert der rot gefärbte Balken dem Empfänger sofort, wenn sich ein Bereich abweichend von der Prognose in eine negative Richtung entwickelt. Er kann also schnell gegensteuern. Ist die Prognose gut, zeigt das die Grünfärbung an.

Da bei den Berichten immer die Prognose gegen Plan gestellt ist, wird gleichzeitig der genaue Handlungsbedarf sichtbar – ohne Zahlen, sondern ebenfalls als grüner oder roter Balken dargestellt. Für Ulrike Bellersheim zeigt sich gerade hier einer der großen Vorteile der neuen Berichte: „Die Gefahr von Überraschungen bei der Budgeteinhaltung ist deutlich minimiert. Aufgrund der farblichen Markierungen können wir sofort sehen, wo es nach der Prognose zu Problemfällen kommen könnte. So haben wir die Möglichkeit, frühzeitig mit dem Produktverantwortlichen zu sprechen und ggfs. proaktiv gegenzusteuern.“ Als Schutzschirmkommune ist die schnelle Erkennung von Abweichungen für die Stadt ein sehr wichtiges Kriterium, um durch geeignete Maßnahmen den Schutzschirmpfad einhalten zu können.

Reiner Pulfrich schätzt zudem die Zeitersparnis, die ihm die grafische Darstellung bietet: „Was jetzt automatisch grafisch abgebildet ist, musste ich vorher für den rückwirkenden Vergleich der Budgets mühsam manuell zusammenstellen, gleichzeitig aber versuchen, eine Kontinuität der künftigen Zahlen herzustellen, um eine Plausibilitätsprüfung machen zu können. Jetzt kann ich auch Adhoc-Berichte anfordern, wenn ich meine, hier müsste tiefer eingestiegen werden. Das erweist sich für mich als zusätzlicher komfortabler Wert.“

Vornehmlich noch intern genutzt, sehen die beiden Finanzverantwortlichen jedoch durchaus Potenzial, dass auch die Politik früher oder später diese Art der Steuerungsberichte haben möchte. „Mittlerweile arbeiten die Dillenburger Politiker alle mit Tablets und da ist es für sie einfacher, wenn sie die visualisierten Daten mit einer App abrufen können“, ist sich Ulrike Bellersheim sicher. Im Moment gibt es Überlegungen, weitere Produktverantwortliche auf einer kleineren Steuerungsebene in die Berichtsverteilung aufzunehmen. In Frage käme als erstes der Personalbereich. Hier ist es zurzeit noch so, dass die Personalkosten nicht bei den Ressortleitern liegen, sondern von einer gesonderten Abteilung überwacht werden, der auch die entsprechenden Berichte zugehen. Inwieweit eine Ausdehnung auf weitere Empfänger sinnvoll ist, ist noch Gegenstand weiterer Betrachtungen.