Landkreis Eichsfeld

Rechnungsworkflow mit digitaler Signatur

„Wo ist die Rechnung?“ Im thüringischen Landkreis Eichsfeld stellt sich diese Frage nicht mehr. Der Grund dafür ist einfach: Anfang 2014 wurde der elektronische Rechnungsworkflow von Axians Infoma verwaltungsweit eingeführt. Seither können alle Eingangsrechnungen über die zentrale Poststelle mit einem definierten Ablaufprozess und festgelegten Zuständigkeiten papierlos und zeitsparend bis zur Buchung im Finanzwesen bearbeitet und darüber hinaus archiviert werden – und sind somit jederzeit recherchierbar.

Herausforderung

Bevor das aber soweit war, galt es für die Verantwortlichen der Landkreisverwaltung, die richtige Lösung für die im umfassenden Pflichtenkatalog sorgfältig aufgeführten Anforderungen zu finden. Die Liste der formulierten Ziele führte die erwartete Effizienzsteigerung durch Reduzierung von Aufwand, Kosten und Zeit aufgrund des Wegfalls der manuellen Belegerfassung und des manuellen Belegtransports an. Auf diese Weise erhoffte man sich gleichzeitig, die Arbeitsbelastung der Fachämter auf ein Minimum senken zu können.

Aber auch die Verringerung der Durchlaufzeiten von kreditorischen Rechnungen mit dem Vorteil, dadurch Skonti besser nutzen und Fälligkeitstermine einhalten zu können, spielte eine Rolle. Ebenso wie der Wunsch nach mehr Transparenz und Flexibilität, einem tagaktuellen Überblick der Verbindlichkeiten sowie nach Möglichkeiten der digitalen Recherche, automatisierten Langzeitarchivierung und der Integration von Nebenbuchhaltungen.

Lösung

Die Entscheidung für die Infoma newsystem-Lösung fiel aus mehreren Gründen. Ausschlaggebend war unter anderem die hohe Integration in das doppische Infoma newsystem Finanzwesen sowie in das Bestellwesen und das Liegenschafts- und Gebäudemanagement. Zwischenzeitlich hat sich die Erfassung der Rechnungen im Baubereich durch den direkten Zugriff auf alle Stammdaten und Maßnahmen bereits deutlich vereinfacht. Auch die Sicherstellung einer Koexistenz der beiden im Einsatz befindlichen Dokumenten Managementsysteme überzeugte die Landkreisverwaltung. Ein implementierter Adapter verbindet beide Welten, sodass jeder Mitarbeiter die Belegrecherche mit der ihm vertrauten Anwendungssoftware – ob Infoma newsystem oder VISKompakt – durchführen kann.

Aber vor allem mit der Umsetzung der digitalen Signatur im Kontierungsprozess als wichtiger Anforderung des Rechnungsprüfungsamtes konnte Axians Infoma punkten. Damit unterzeichnen Sachbearbeiter und Anordnungsbefugte in den einzelnen Fachämtern nun die sachliche und rechnerische Richtigkeit beziehungsweise ordnen die Rechnung mit einer fortgeschrittenen digitalen Signatur an.

Der zweijährige, bis ins Detail geplante Vorbereitungsprozess bis zum Echtstart im März 2014 bedeutete für alle Beteiligten eine äußerst arbeitsintensive Zeit. Im Projekt intensiv begleitet wurden die Mitarbeiter der Landkreisverwaltung dabei vom Axians Infoma-Team, das auch im Anschluss die fortlaufende Unterstützung im Echtbetrieb übernahm. Nach der in einer Kick-off-Veranstaltung und einem Konzeptworkshop definierten Vorgehensweise erfolgten die einzelnen Schritte exakt nach den festgelegten Vorgaben – von der Umstellung der Datenbankplattform des Finanzwesens auf SQL-Server über die Erarbeitung einer Konzeption für den Workflow-Ablauf bis hin zur Einrichtung, Konfiguration und Testphase der Pilotbereiche sowie der Einrichtung des kreditorischen Workflows für alle Fachämter und der entsprechenden Schulungsmaßnahmen.

Alles verlief plangemäß, lediglich die Erfordernis der elektronischen Signatur sorgte zum guten Schluss für einen Projektverzug. So verzögerten die Prüfung der rechtlichen Rahmenbedingungen, die Schaffung der technischen Voraussetzungen durch die EDV und die Einrichtung eines Zertifizierungsservers beim Landkreis Eichsfeld den Produktivbetrieb um einige Monate.

Nutzung

Die gesetzten Ziele haben die Thüringer dennoch in kurzer Zeit erreicht. So wurden die Arbeitsprozesse in einigen Bereichen (Poststelle, Finanzbuchhaltung) neu strukturiert und auf diese Weise optimiert. Im Zahlungsverkehr/Kasse entfielen Arbeitsprozesse, da die manuelle durch die automatische Archivierung ersetzt werden konnte. Die Verlagerung von Arbeitsprozessen in die Finanzbuchhaltung hatte eine Qualitätsverbesserung in der Verarbeitung zur Folge, u.a. bei der Vorprüfung der Eingangsrechnungen. Und auch die Erwartung, die Arbeitsbelastung der Fachämter reduzieren zu können, hat sich nahezu in allen Bereichen erfüllt.

Deshalb fällt die Bilanz der Verantwortlichen auch positiv aus: „Durch den Einsatz des Infoma newsystem Rechnungsworkflows werden nicht nur die Mitarbeiter der Finanzabteilung und der Teilhaushalte zeitlich entlastet. Vielmehr erweisen sich auch die optimierten Abläufe als nutzbringende Faktoren.“

Mit dem bisher Erreichten durchaus zufrieden, hat der Landkreis aber bereits die nächsten Maßnahmen auf seine Planungsagenda gesetzt. Sowohl der Umstieg auf den Kontierungsworkflow 2.0 als auch die Erweiterung des Rechnungsworkflows um die Ausgangsrechnungen sollen in absehbarer Zukunft realisiert werden.