Gemeinde Hellenthal und kdvz Rhein-Erft-Rur

Punktlandung im Update-Pilotprojekt

Herausforderung

Die durchgängige Digitalisierung der Verwaltungsprozesse in absehbarer Zukunft ist unabdingbar – und eine der größten Herausforderungen für alle Kommunen, ob groß oder klein. Demografischer Wandel und eine sich technologisch verändernde Gesellschaft mit neuem Erwartungs- und Nutzungsverhalten stellen die Kommunen vor die Frage, wie sie ihre Verwaltungen ebenso wirtschaftlich wie mitarbeiter- und bürgerorientiert aufstellen können. Denn Bürger und Unternehmen erwarten zunehmend schnelle und transparente Reaktionen auf ihre Anliegen; die Mitarbeiter vereinfachte Arbeitsabläufe, um die stetig wachsende Aufgabenvielfalt bewältigen zu können. Hier bietet die weiterführende Digitalisierung die Chance für verbesserte und gleichzeitig wirtschaftlichere Verwaltungsprozesse.

Der Meinung ist auch Ramona Hörnchen, Kämmerin der nordrhein-westfälischen Gemeinde Hellenthal, und sieht dabei in der ganzheitlichen Betrachtung die eindeutig größte Herausforderung:

Es reicht nicht aus, einzelne Abläufe, Abteilungen oder Bereiche zu betrachten. Die digitale Transformation muss ein von der Politik und Verwaltungsleistung gewollter und unterstützter Prozess sein, der die ganze Verwaltung einbezieht. – Ramona Hörnchen

Wobei für sie nicht nur wichtig ist, wie Abläufe künftig digital gesteuert und möglichst verbessert werden. „Entscheidend für den Erfolg ist vielmehr, die Mitarbeiter, aber auch die Bürgerinnen und Bürger, aus denen die Verwaltung ihre Existenzberechtigung ableitet, mitzunehmen.“

Lösung

Mit dieser Einstellung setzt Hellenthal in den verschiedensten Bereichen bereits auf durchgängig digitalisierte Prozesse, z.B. bei der Rechnungsbearbeitung mit dem ins Finanzwesen Infoma newsystem integrierten Rechnungsworkflow. Den Anfang aber hatte die rund 8.000 Einwohner zählende Gemeinde vor sieben Jahren mit der Einführung der elektronischen Steuerakte gemacht; mittlerweile ist in der gesamten Verwaltung die elektronische Aktenführung Alltag. Aktuell werden zudem die Papierakten der Bauverwaltung in eine sogenannte Grundstücksakte eingepflegt. Künftig soll auch der Bereich der Elternbeitragsangelegenheiten digital abgewickelt werden. Und der Sitzungsdienst wird schon seit 2014 papierlos geführt – alle Ratsmitglieder haben entsprechende digitale Endgeräte.

Bei der stetigen Modernisierung ihrer Verwaltung verlassen sich die Verantwortlichen seit mehreren Jahrzehnten auf die enge Zusammenarbeit mit der Kommunale Datenverarbeitungszentrale (kdvz) Rhein-Erft-Rur. Insbesondere bei Optimierungen und Neuerungen im Zuge der Digitalisierungsmaßnahmen vertrauen sie auf die Beratung und kompetente inhaltliche Unterstützung des Frechener IT-Dienstleistungspartners.

Nicht zuletzt deswegen fiel die Anfrage von Softwareanbieter Axians Infoma an beide Partner zur Teilnahme am Pilotprojekt für die Update-Version des Finanzwesens Infoma newsystem gleich auf fruchtbaren Boden. Ausschlaggebend für die Zustimmung waren zum einen die frühe Möglichkeit, technologisch auf dem aktuellsten Stand zu sein, sowie die guten Erfahrungen aus vorangegangenen Pilotierungen einschließlich gelieferter Rundum-Betreuung. „Zum anderen bringen Neuerungen immer wieder ein wenig Abwechslung mit sich, was sich in der Regel nicht unbedingt negativ auf die Motivation auswirkt“, stellt Ramona Hörnchen mit einem Augenzwinkern fest.

Alexander Hof, Leiter Fachbereich Finanzen der kdvz Rhein-Erft-Rur, sieht insbesondere in den technischen und fachlichen Besonderheiten sowie zeitlichen Komponenten im Verlauf der Pilotprojekte Vorteile für das gesamte Roll-out und ergänzt: „Seit 2014 konnten wir uns bereits zum dritten Mal als Pilotrechenzentrum etablieren und immer viele Erfahrungen sammeln. Dabei wirkt sich vor allem der direkte und unkomplizierte Kontakt zum Hersteller positiv auf den Migrationsprozess aus.“

Auch dieses Mal erfolgte das bewährte Vorgehen im Rahmen der Pilotierung weitestgehend nach Plan. Zunächst lag der Ball bei der kdvz Rhein-Erft-Rur, die nach dem technischen Aufbau der Testumgebung die Testgrundlage für die Gemeinde Hellenthal gelegt hat. „Wir haben in allen Abteilungen das Tagesgeschäft und besondere Abläufe wie die Jahreshauptveranlagung Steuern, den Abschreibungslauf Finanzbuchhaltung etc. nachgestellt und überprüft“, erinnert sich Ramona Hörnchen.

Nutzen

Der Echtmigration stand somit nichts mehr im Wege. Als erste Verwaltung überhaupt und weit vor dem offiziellen Release startete die Nordeifeler Gemeinde im Kreis Euskirchen im Juni 2019 in den Echtbetrieb der neuen Version 19.1 von Infoma newsystem. Mit Erfolg – die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter in Hellenthal konnten wie gewohnt ihrem Tagesgeschäft nachgehen. Der Wechsel auf den neuesten technologischen Stand verlief für die meisten der zwischen 15 und 20 täglichen Anwender weitgehend unbemerkt – hat sich die Bedieneroberfläche für sie doch so gut wie nicht verändert. Lediglich das Lizenzmodell wurde im Rahmen der neuen Version dem branchenüblichen Named-User-Modell angepasst.

Mit dem Update gibt es indes zahlreiche komfortable Neuerungen für durchgängige Digitalisierungsprozesse. So stehen nun u.a. mit Anlagen-, Finanzadress- und Sammelakte weitere Möglichkeiten für die E-Akte, die papierlose Verarbeitung von Steuermessbescheiden, mobile Freigabeprozesse per Tablet oder Smartphone beim Rechnungsworkflow oder auch das digitale Managen von Raumreservierungen beim Liegenschafts- und Gebäudemanagement zur Verfügung. Damit unterstreicht Axians Infoma seine Strategie, die Kommunen bei den Herausforderungen der digitalen Transformation mit einem entsprechenden Leistungsangebot zu unterstützen und sie auf dem Weg zu vollständig automatisierten Prozessen zu begleiten.

In Hellenthal fehlen laut Ramona Hörnchen „zurzeit noch die Abnehmer der mit dem Update implementierten inhaltlichen Neuerungen wie die elektronischen Steuermessbescheide. Daher werden wir diese erstmal weiterhin mit der Post versenden.“ Aber grundsätzlich sehen die Planungen der Kämmerin eine baldige Nutzung vor – auch mit Blick auf weitere Digitalisierungsmaßnahmen und eine papierlose Verwaltung.