Lösungen
Märkte
Referenzen
Services
Unternehmen
Referenzbericht Baubetriebshof Bad Dürkheim

Referenzbericht Baubetriebshof Bad Dürkheim

Baubetriebshof Bad Dürkheim

Mobile Leistungserfassung reduziert Zeit- und Arbeitsaufwand

Die Aufgaben des Bad Dürkheimer Baubetriebshofs erweisen sich als äußerst vielfältig. Zuständig für alle Tätigkeiten im Zusammenhang mit Park und Landschaft, Straßen und Stadtbild, Verkehr und Sicherheit, Serviceleistungen für kommunale Einrichtungen und Stadtverwaltung, Instandsetzungen von Maschinen, Transporte, Tiefbauarbeiten sowie Friedhofspflege, erledigen die 50 Mitarbeiter rund 400 Einzelaufträge und mehr als 130 Daueraufträge pro Jahr. Daraus resultierte bis dato zwangsläufig ein immenses Eingabe-, Papier- und Schreibaufkommen, das der in die vier Bereiche Verwaltung, Gärtnerei, Bauhof und Kfz-Werkstatt aufgeteilte eigenständige Regiebetrieb zu erledigen hatte. Allein die Eingaben der Verwaltung in die Ressourcen-Buchblätter summierten sich auf die stattliche Zahl von ca. 55.000 jährlich.

Herausforderung

Mit Blick auf diesen vor allem personell kaum noch zu erledigenden Aufwand suchten die Verantwortlichen 2010 nach einer effizienteren Vorgehensweise. Angedacht war eine Lösung, die mit Hilfe mobiler Endgeräte das bisher notwendige Erfassen von betrieblichen Leistungen auf Papier überflüssig macht, die aber – so die Vorgabe – mindestens eine gleichbleibende Dokumentation bieten musste. In dem von Axians Infoma neu entwickelten Modul für die mobile Leistungsdatenerfassung sahen die Bad Dürkheimer eine erfolgversprechende Möglichkeit.

Denn im Zuge der Einführung des Finanzwesens Infoma newsystem bei der Stadtverwaltung im Jahr 2004 – zu der Zeit noch in der kameralen Variante – setzt der Baubetriebshof bereits den integrierten Infoma newsystem-Baustein Kommunale Betriebe ein. Für Baubetriebshofleiter André Schuff eine Entscheidung, die für deutlich verbesserte Organisations- und Informationsprozesse in dem Regiebetrieb sorgte: „Durch die kaufmännische Buchung auf Kostenstellen und Kostenträger konnten wir beispielsweise das Ziel der Kosten- und Leistungsrechnung in die Praxis umsetzen. Und gerade bei der Berechnung der Stundenverrechnungssätze oder bei den notwendigen Ressourcendaten stehen zahlreiche Möglichkeiten im Rahmen eines sinnvollen Controllings zur Verfügung.“

Beim 2009 erfolgten Wechsel der Stadt auf das doppische NKR/NKFsystem von Axians Infoma konnten die vorhandenen Baubetriebshofdaten weitgehend übernommen beziehungsweise weitergeführt werden. Durch Datenleitung mit dem Rathaus verbunden, nutzt die Außenstelle zudem einen weiteren unmittelbaren Vorteil: Die integrierte Lösung ermöglicht, alle Rechnungen direkt ins System zu übergeben und einzubuchen.

Lösung

Mit diesen Erfahrungen und der Rückendeckung des Personalrats war es für die Bad Dürkheimer daher keine Frage, sich für die mobile Leistungsdatenerfassung als Pilotanwender zur Verfügung zu stellen. Denn schon die erste Demonstration hatte ihnen gezeigt, dass es sich dem Infoma newsystem-Modul um ein fertiges Produkt handelte, das die Anforderungen des Baubetriebshofs in nahezu allen Belangen erfüllte. So kommt neben der Nachweisbarkeit von Leistungen dem betriebswirtschaftlichen Nutzen in den Bereichen Leistungsdatenerfassung (Rapporte) oder Lagerverwaltung eine große Bedeutung zu. Dauer- oder Einzelaufträge, Mitarbeiter oder Arbeitstrupps, Fahrzeuge und Maschinen, Einsatzorte und -arten sowie Materialien stehen auf den mobilen Geräten bereit. Durch Rückübertragung erfolgt die automatische Zuordnung der von den Mitarbeitern erfassten Mengen, Zeitdauer und Ressourcen zu den bestehenden Aufträgen. Manuelle Doppel- oder fehlerhafte Erfassungen werden auf diese Weise vermieden.

André Schuff stellt nach den ersten Einsatzmonaten bereits eine deutliche Veränderung in der Verwaltungsarbeit fest: „Da die Daten per Tastendruck direkt auf den Auftrag gebucht werden, wird von der Verwaltungskraft nur noch kurz deren Schlüssigkeit überprüft. Dieser Aufwand ist sehr minimal im Vergleich zur vorherigen Eingabe, und wir können die gesparte Zeit für andere Tätigkeiten nutzen.“

Selbst die Einführungsphase benötigte nur wenig Zeit. Geschuldet war das neben der gebotenen Produktreife vor allem der intensiven Zusammenarbeit zwischen Anbieter, EDV-Administration und Baubetriebshof. Unter anderem realisierte das Axians Infoma-Team kleinere Änderungs- und Ergänzungswünsche, die sich im täglichen Einsatz bei den Mitarbeitern herauskristallisiert hatten. Dazu gehörten zum Beispiel manuelle Zusätze bei den hinterlegten Tätigkeiten (Kostenträgern) oder auch das automatische Herunterladen neuer Daten, wenn die Geräte auf die Docking-Station aufgelegt werden. Für die Schulung an sich durch Axians Infoma hatten die Mitarbeiter lediglich zwei Stunden benötigt, um in die Praxis gehen zu können.

Die wenig später erfolgte Einführung der mobilen Leistungserfassung beim Bauhof der Gemeinde Wachtendonk sieht der Baubetriebshofleiter zudem als vorteilhaft an: „Damit haben wir nun eine Möglichkeit, uns miteinander auszutauschen. Das hat uns bei organisatorischen Problemen bereits geholfen.“

Nutzen

Drei mobile EDAs (EDA = Enterprise Digital Assistent) sind in Bad Dürkheim in verschiedenen Bereichen eingesetzt, weitere sind geplant. Die Mitarbeiter empfinden die mobile Leistungsdatenerfassung als große Erleichterung. „Alle sind sehr zufrieden mit der Eingabe und vor allem mit der Tatsache, dass sie keine Stundenzettel mehr schreiben müssen“, so André Schuff. „Die Eingabe ist nach kurzer Einarbeitung schnell und einfach möglich, da man sich selbst „seine“ Daten, wie Mitarbeiter der Gruppe, Daueraufträge, vorrangige Tätigkeiten, Fahrzeuge etc., als Favoriten übersichtlich anlegen kann.“

Der Baubetriebshofleiter hat sich als Probephase ein Zeitfenster von einem Jahr gesetzt, um sich aus dem laufenden Betrieb heraus ergebende kleinere Anpassungen in der Organisation oder im Programm vornehmen zu können. Primäres Ziel ist auf jeden Fall, möglichst viele Arbeitsgruppen mit mobilen Geräten zu bestücken und hier für Entlastung von Eingabetätigkeiten im Verwaltungsbereich zu sorgen. Zudem möchte André Schuff erreichen, dass die Auftraggeber die Arbeitsaufträge direkt in das Infoma newsystem-System eingeben können. Für 2012 plant er die papierlose Rechnungsstellung an den Auftraggeber per Tastendruck: „Mit diesen Maßnahmen hätten wir einen großen Schritt weg von den Papiermengen gemacht und trotzdem ein für alle transparentes Auftrags- und Rechnungswesen geschaffen.“

Für die Mitarbeiter des Baubetriebshofs Bad Dürkheim ist die mobile Leistungsdatenerfassung eine große Erleichterung

Die Eckdaten

Produkt Mobile Datenerfassung
Bundesland Rheinland-Pfalz
Einwohnerzahl 20.136

Seit 2004 Anwender des kameralen, seit 2009 des doppischen Finanzwesens, seit 2004 Kommunale Betriebe in der kameralen, seit 2009 in der doppischen Version, seit 2010 Mobile Leistungsdatenerfassung