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Referenzbericht Ausländeramt Region Hannover

Referenzbericht Ausländeramt Region Hannover

Ausländeramt Region Hannover

Transparenz verbessert, Personalabbau kompensiert

Das Ausländeramt für die Region Hannover verwaltet im institutionellen Nebeneinander zur Landeshauptstadt die Region Hannover mit insgesamt 20 Städten und Gemeinden. Die Behörde hat dabei mit ihren 43 Mitarbeitern ein beträchtliches Aufgabenvolumen zu bewältigen. So werden durchschnittlich mehr als 1.620 asylberechtigte Personen und rund 1.310 Kontingentflüchtlinge betreut, rund  650 Asylbewerberverfahren und etwa 1.500 Duldungsfälle stehen dabei an. Insgesamt leben im Zuständigkeitsbereich des Amtes rund 40.000 Menschen ausländischer Herkunft.

Herausforderung

Ohne den Umstieg auf ein modernes Client/Server-System wäre die Aufgabenflut mit dem aktuellen Mitarbeiterstand wohl kaum zu bewältigen. Andrea Watermann, im Ausländeramt zuständig für die Aufbereitung von Statistiken, Datenbereinigung und allgemeine Fragen von Städten und Gemeinden zu Personengruppen: „In den letzten fünf Jahren wurde die Anzahl der Mitarbeiter um ca. 20 Personen reduziert. Diese Stellen wurden nicht nachbesetzt.“

Allerdings befand sich seinerzeit noch ein unkomfortables und wenig aussagefähiges Großrechnerverfahren für die Ausländerbetreuung im Einsatz. „Als 2001 der Entschluss getroffen wurde, vom Großrechner auf ein Client/Server-System umzusteigen, stand damit auch die Suche nach einem neuen Softwareverfahren an“, so Andreas Schwanke, der in dem Eigenbetrieb der Region Hannover „Hannoversche Informationstechnologien“ für die IT-Technik der Region Hannover verantwortlich ist.

Lösung

Im Rahmen von Präsentationen und Teststellungen wurden die Softwareverfahren mehrerer Anbieter verglichen, ehe sich der Fachbereich auf die Einführung des Ausländerverfahrens ALWsystem von Axians Infoma festlegte. Für das Produkt des Ulmer Software- und Beratungsunternehmens sprachen der hohe Bedienungskomfort, Datenbank- und Schnittstellentechnik sowie die Bereitschaft des Anbieters, die Daten aus dem Großrechnerverfahren für das ALWsystem zu konvertieren – was sich zunächst als nicht ganz einfach erwies. Es folgten einige Tests, „bis wir sagen konnten, okay, ab hier ist Infoma unser Hauptprogramm. Das hatte aber auch mit unserem Anspruch zu tun, an den vorliegenden Daten keine Nacherfassungen mehr vornehmen zu müssen“, erinnert sich Andreas Schwanke.

In dieser Übergangsphase lief das Großrechnerverfahren noch parallel. Sie war gleichzeitig – unterstützt durch Axians Infoma-Schulungen – Trainingsphase für die Mitarbeiter. Im Jahr 2002 wurde auf Echtbetrieb umgeschaltet und der Großrechner abgeschafft.

Trotz des ungleich höheren Bedienungskomforts des Infoma ALWsystems taten sich einige Mitarbeiter anfangs schwer damit, sich von der komplizierten, aber gewohnten Kürzel-orientierten Eingabe im alten Verfahren auf die moderne Bedienungsoberfläche umzustellen. Doch nach kurzer Eingewöhnung überzeugten die Vorteile des Infoma-Produktes – und das trotz zunächst einmal anfallender Mehrarbeit.

Denn obwohl die Ursprungsdaten vom Großrechner korrekt in ALWsystem übernommen wurden, gaben sie auf Grund der begrenzten Möglichkeiten des alten Verfahrens bei weitem nicht das her, was für das Ausländeramt im Sinne von mehr Transparenz wünschenswert ist und von der Software an Funktionalität auch bereit gestellt wird. Die eingespeisten Altfälle mussten daher um Zusatzinformationen aus den Akten ergänzt werden. Die klaren Vorgaben des Infoma-Systems erleichterten diese Nacherfassung allerdings erheblich.

Nutzen

Der anfängliche Mehraufwand schlägt sich unterdessen in einer deutlich schnelleren Fallverfolgung und einem exzellenten Statistikwesen nieder. Andrea Watermann: „Das Programm weist uns den Vollzug aus und erlaubt die Darstellung von Personengruppen. Früher musste dafür jede einzelne Akte gezogen werden.“ Außerdem steuert das ALWsystem die Wiedervorlage bei Passabläufen und Aufenthaltstiteln und bringt dadurch mehr Sicherheit in die Terminüberwachung. Schneller geworden ist zudem der Datenaustausch per File-Transfer über die entsprechende Schnittstelle zum Ausländerzentralregister. In absehbarer Zeit wird wohl auch die Nutzung der standardmäßig enthaltenen Schnittstelle zum Einwohnermeldeamt möglich sein, das dafür noch die Bereitstellung der relevanten Daten schaffen muss.

Ausgestattet mit vernetzten PCs und ergonomischen Flachbildschirmen, kommt den Mitarbeitern neben den klaren Bedienungsmasken des Programms insbesondere die Schnittstelle zur Textverarbeitung entgegen. Sie ermöglicht eine direkte Datenübernahme und den sofortigen Ausdruck.

Sowohl hinsichtlich der Funktionalität des Verfahrens als auch bei der laufenden Zusammenarbeit mit dem Axians Infoma-Team gibt es im Ausländeramt keinen Grund zur Klage. „Kleinere Probleme werden von Axians Infoma zeitnah behoben“, weiß Andrea Watermann. „Außerdem steht auf deren Internet-Seite ein Portal zum Herunterladen von Patches zur Verfügung.“ Überlegt wird darüber hinaus, sich in die von Axians Infoma angebotene Fernwartung einzubinden.

Ein weiterer wichtiger Schritt ist im Ausländeramt darüber hinaus Ende 2004 vollzogen worden: die Einführung des Infoma Einbürgerungsverfahrens EBVsystem. Es erlaubt die automatische Übernahme aller personenbezogenen Informationen aus dem Ausländerverfahren. Damit sind die Hannoveraner ihrem Ziel einer weiteren Optimierung von Arbeitsabläufen wieder ein Stück näher gerückt.

Ausländeramt Region Hannover

Die Eckdaten

Produkt Ausländerwesen und Einbürgerungsverfahren
Bundesland Niedersachsen
Einwohnerzahl 1.144.481

Menschen ausländischer Herkunft: rd. 40.000

In der Region Hannover im Einsatz

Ausländerwesen und Einbürgerungsverfahren