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Referenzbericht Stadt Siegburg

Stadt Siegburg

Per QR-Code schnell bezahlt

Viele Bürger sind bereit, Online-Bezahlformen in Zusammenarbeit mit der Kommune zu nutzen. Mit den nun angebotenen elektronischen Zahlwegen konnten wir nucht nur den Komfort für unsere Bürger weiter verbessern, sondern sind auch die einzige Stadt in der Region, die einen solch modernen Bezahlservice zur Verfügung stellt.

Mal wieder länger geparkt als geplant – und schon klemmt das Knöllchen unterm Scheibenwischer. Zum Ärger über die eigene Unachtsamkeit gesellt sich zusätzlich der Aufwand für den Bezahlprozess. Zumindest hier kommt die nordrhein-westfälische Stadt Siegburg den Parksündern entgegen. Sie können seit 2015 per aufgedrucktem QR-Code ihr Knöllchen elektronisch über PayPal oder durch Überweisung bezahlen – ein Service, der gern genutzt wird. Bei rund 3.000 ausgestellten Zahlungsaufforderungen pro Monat liegt die Nutzungsquote der sofortigen Bezahlmöglichkeit in Siegburg mittlerweile bereits bei ca. zehn Prozent – Tendenz kontinuierlich steigend.

Wie die Stadt Siegburg mit Hilfe des integrierten ePayment-Managers inklusive des eigenen ePayment-Portals Online-Bezahlprozesse heute schon nutzt, sehen Sie auch in unserem Referenzkundenfilm.

Herausforderung

Dieser erste Gehversuch der 40.000 Einwohner zählenden Kreisstadt des Rhein-Sieg-Kreises im letzten Jahr war für Bernd Lehmann, Co-Dezernent Zentrale Dienste und Bürgerservice, auch ein Gradmesser für die Überlegung, sich tiefer mit dem Angebot des Online-Zahlens zu befassen: „Es hat sich bereits zu diesem Zeitpunkt gezeigt, dass viele Bürger bereit sind, in Zusammenarbeit mit der Kommunalverwaltung diese Bezahlformen zu nutzen. Da uns auch das zwischenzeitlich verabschiedete E-Government-Gesetz NRW verpflichtet, als Kommunalverwaltung künftig ein elektronisches Bezahlverfahren anzubieten, haben wir uns entschieden, uns hier frühzeitig vorwärts zu bewegen, in dem Umfeld zu lernen und eigene Erfahrungen zu sammeln.“ Dafür haben sich die Verantwortlichen Segmente aus dem großen Portfolio der Kommunalverwaltungen ausgesucht, von denen sie sich eine entsprechende Nutzung versprachen – so zum Beispiel bei den Mahnungen.

Lösung

Unterstützung erhielten die Siegburger vom langjährigen Partner Axians Infoma, dessen integriertes ePayment-Modul inklusive des eigenen ePayment-Portals sie in mehreren erweiterten Funktionen fast ein Jahr lang intensiv testeten. Als Kernstück des Online-Bezahlprozesses übernimmt das Modul die Aufbereitung der Zahlungsaufforderungen und stellt sie im Axians Infoma-Portal ePayKommunal.de bereit.

„Für Axians Infoma haben wir uns entschieden, weil uns die Integration in das Finanzwesen wichtig war und wir keine Datenlieferung für eine variable Schnittstelle wollten“, erläutert Bernd Lehmann. „Wir nutzen seit 2008 das Infoma newsystem-Finanzwesen, aktuell in der Version 7. Durch die direkte Kassenintegration ersparen wir uns nicht nur den Nachbearbeitungsaufwand, sondern haben auch weniger Verwaltungskosten.“

In den Echtbetrieb startete Siegburg nach erfolgreichem Abschluss der Testphase im Juli 2016. Seither werden alle Mahnungen – gleich, ob es sich um einen Zahlungsverzug bei der Hundesteuer, der Grundsteuer, bei den Kindergartengebühren o.ä. handelt – mit einem QR-Code zur direkten mobilen Weiterleitung sowie personalisierter eindeutiger Web-Adresse (URL) versehen. Die Bürger können also nun am heimischen PC über einen Internetbrowser die Seite direkt aufrufen oder alternativ über ein handelsübliches Smartphone den auf der Mahnung angebrachten QR-Code einlesen, wo sich dann das Bezahlportal im Browser öffnet. Der Nutzer gelangt direkt von seiner Papier-Zahlungsaufforderung auf seine persönliche digitale Zahlungsaufforderung – der einfachen Online-Zahlung über einen der angebotenen Zahlungsanbieter per Lastschrift oder Überweisung steht nun nichts mehr im Wege.

Mit PayPal und Giropay stellt die Stadt momentan zwei Zahlwege zur Verfügung, die gut angenommen werden; in Kürze wird auch Paydirekt angeboten. Erste elektronische Zahlungen sind in den wenigen Monaten des Echtbetriebs bereits auf diese Weise erfolgt. Dabei erweist sich eine während des Testbetriebs aufgetauchte Frage nun als Kostenoptimierer. Zunächst nicht im Siegburger Pflichtenheft, ergab sich im Projekt die von Axians Infoma zwischenzeitlich umgesetzte Anforderung, je Bezahlform einen Von-bis-Betrag einzustellen. „Hintergrund ist die unterschiedlich hohe Gebührenstruktur der Zahlungsanbieter“, erklärt Bernd Lehmann. „So erlauben wir die Zahlung eines beispielsweise sechsstelligen Betrags für die Gewerbesteuer nur über einen der beiden Anbieter, weil sonst die Gebühren zu hoch wären.“

Die Vorteile der integrierten ePayment-Lösung hatten sich bereits im Pilotbetrieb abgezeichnet. Dennoch erachtete Bernd Lehmann die ausgiebige Testphase als sehr wichtig, um mögliche Problemstellungen rechtzeitig bemerken und reagieren zu können. Der Plan ging auf. Seit dem Echtstart gab es weder Probleme zu lösen noch Rückfragen von Benutzern zu klären. „Was aber nicht heißt, dass unser Angebot nicht genutzt wird“, so der Siegburger. „Vielmehr ist es ein Indiz dafür, dass das Konzept und die Art und Weise der Nutzung selbsterklärend sind.“

Nutzen

Und so fällt auch ein erstes Fazit äußerst positiv aus. Dem Bürger wird eine einfache und komfortable Zahlweise mit automatisierter Übernahme aller Daten geboten. Intern hat sich die Arbeit der Buchhaltung vereinfacht, da die Online-Zahler definitiv das richtige Konto mit den richtigen Angaben nutzen und so alles automatisch verbucht werden kann. Aber auch die unabhängige Bestätigung, dass alle Prozesse der Infoma newssystem-Lösung der Datensicherheit und dem Datenschutz entsprechen, trägt zur positiven Bilanz bei. „Zwar nutzt ein großer Teil der Bundesbürger im privaten Bereich bereits elektronische Bezahlverfahren in irgendeiner Form, aber in Bezug auf die öffentliche Verwaltung wird das noch etwas kritisch gesehen“, weiß Bernd Lehmann. „Um dem entgegenzuwirken, haben wir großen Wert auf das Zertifikat gelegt.“

Sein Nahziel ist, nach den im ersten Schritt mit dem QR-Code versehenen Mahnungen die nächsten Bereiche anzugehen und das ePayment-Modul bis Jahresende für alle Bescheide und Ausgangsrechnungen einzusetzen. Sukzessive soll die Lösung aber auch in anderen Fachverfahren berücksichtigt werden, wie beispielsweise für die Kindergartengebühren. Dafür gibt es aber noch keinen festen Zeitrahmen, da hier andere Fachverfahrensanbieter involviert und u.U. Schnittstellen abgebildet werden müssen. Eine weitere Planung ist, das Portfolio der Bezahlmöglichkeiten zu erweitern, um so viele Aspekte der Kommunalverwaltung wie möglich unterzubringen.

Bei einem Ziel kann Bernd Lehmann aber bereits Vollzug vermelden: „Wir wollten nicht nur über Konzepte und Lösungsmöglichkeiten sprechen, sondern wirklich eigene Erfahrungen sammeln. Wie wir weiter mit diesen Erfahrungen umgehen, werden die nächsten Monate zeigen. Aber eines steht schon heute fest: Wir sind die einzige Stadt in der Region, die ihren Bürgern einen solch modernen Bezahlservice anbietet!“

Stadt Siegburg

Bernd Lehmann, Co-Dezernent Zentrale Dienste, Bürgerservice und Soziales

In Siegburg werden alle Mahnungen mit einem QR-Code zur direkten mobilen Weiterleitung sowie personalisierter eindeutiger Web-Adresse versehen.

Die Eckdaten

Produkt ePayment-Manager
Bundesland Nordrhein-Westfalen
Einwohnerzahl 40.000