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Referenzbericht Stadt Salzgitter

Referenzbericht Stadt Salzgitter

Stadt Salzgitter

Integriertes Energiemanagement mit Rechnungsworkflow

Herausforderung

Die elektronische Rechnungsbearbeitung ist für den Eigenbetrieb Gebäudemanagement, Einkauf und Logistik (EB SZ-G.E.L.) der Stadt Salzgitter kein Neuland. Schon 2012 setzten die Niedersachsen auf das integrierte Liegenschafts- und Gebäudemanagement von Axians Infoma, begannen mit dem Maßnahmenmanagement und ließen im Laufe der Zeit weitere Module wie Vertragsmanagement, Meldungsmanagement, Energiemanagement und Instandhaltungsmanagement folgen. Und bereits im Startjahr nutzte Salzgitter für den Prozess des Baukostencontrollings einen Rechnungsworkflow (RWF) – seinerzeit noch Bestandteil des damaligen Dokumenten Managementsystems von Axians Infoma.

In der mittlerweile erfolgten Integration des Rechnungsworkflows in das Infoma newsystem Finanzwesen – in Salzgitter seit 2005 im Einsatz – sahen die Verantwortlichen im EB SZ-G.E.L. die ideale Grundlage, sich ohne Schnittstellenanbindung einen besseren Überblick über alle in der Bearbeitung befindlichen Rechnungen verschaffen und gleichzeitig die Budgets überwachen zu können.

Lösung

Als erstes Einsatzgebiet wurde dafür das Energiemanagement identifiziert, mit dessen Hilfe es möglich ist, Energieeinsparpotenziale aufzuzeigen und daraus entsprechende Maßnahmen abzuleiten. Dabei erweist sich gerade im kommunalen Bereich mit den verschiedensten Gebäuden und Nutzungsarten Transparenz als überaus wichtig. Denn nur eine gute Informationsbasis mit aktuellen und transparenten Daten erlaubt den umfassenden Überblick über die Komplexität der technischen Zusammenhänge und ermöglicht eine objektive Analyse.

Weitere effiziente Vorteile ergeben sich aus dem Zusammenspiel mit dem Rechnungsworkflow, der automatisiert sämtliche Schritte im Rechnungsfreigabeprozess durchführt. Vom Scannen bis zur Buchung der Rechnung wird so die gesamte Prozesskette optimal unterstützt.

Seit Mitte 2018 erfolgt das Energiemanagement bei uns wirklich integriert. Das heißt, wir gehen aus dem Rechnungsworkflow direkt in das Energiemanagement-Modul, pflegen dort die Verbrauchsdaten ein und setzen dann den Workflow für die Energie-Eingangsrechnungen fort. berichtet Brunhilde Frye-Grunwald, Leiterin der Kaufmännischen Dienste im EB SZ-G.E.L

Bei cirka 420 Einzelgebäuden mit einer Bruttogebäudefläche von rund 405.000 m2 kommt hier ein beachtliches Volumen zusammen. Für ca. 900 Zähler erhält der Eigenbetrieb Energierechnungen. Der Bearbeitungsaufwand dafür hat sich mit der Einführung des integrierten Rechnungsworkflows deutlich reduziert. „Früher war es so, dass wir die Rechnungen gescannt und elektronisch bearbeitet haben“, erinnert sich Brunhilde Frye-Grunwald. „Unabhängig davon mussten aber noch in einer relativ großen Excel-Tabelle die Verbräuche und Kosten eingetragen werden. Damit fanden zwei separate Vorgänge statt.“

Im jetzigen Prozess ermöglicht der integrierte Rechnungsworkflow, während der Bearbeitung die Seite des Energiemanagements aufzurufen, dort die entsprechenden Verbräuche und Kosten einzupflegen und dann den kreditorischen Workflow weiter fortzusetzen und die Rechnung zahlbar zu machen. „Der wesentliche Vorteil dabei ist, dass wir nun weder Doppelerfassungen noch zusätzliche Aufgabenabgrenzungen mehr haben, Transportwege von A nach B entfallen und wir bei einer anfallenden Recherche sofort elektronisch auf die Daten zugreifen können. Das erspart viel Zeit und Aufwand“, zeigt sich Brunhilde Frye-Grunwald zufrieden.

Ein weiterer Punkt und ausschlaggebend für die seinerzeitige Entscheidung, den elektronischen Rechnungsworkflow einzuführen, war die Möglichkeit, eine Bestellung anzulegen und damit die Mittel auf der Baumaßnahme zu binden. Im Modul Maßnahmenmanagement können die Baumaßnahmen mit Konten und Kostenstellen aus der Finanzbuchhaltung verknüpft werden, sodass sich bestimmte Daten – ohne dass dafür Buchhaltungskenntnisse notwendig sind – aus der Integration des Rechnungsworkflows heraus übernehmen lassen. Somit kann für die Rechnungsbearbeitung auf die Daten aus der Bestellung zurückgegriffen werden. Aktuell ist der Eigenbetrieb zudem im Rahmen des Maßnahmenmanagements nun in den Echtbetrieb der Projektkostenkontrolle gegangen, mit der sich auch größere Baumaßnahmen inklusive Verwendungsnachweisen leicht abbilden lassen.

Nutzen

Dass die Verantwortlichen und die insgesamt 45 Anwender aus dem kaufmännischen, dem Miet- und dem technischen Gebäudemanagement eine positive Bilanz ziehen, ist auch der intensiven Vorbereitung geschuldet. Ein mit allen Bereichen und der internen IT-Abteilung entwickeltes Konzept legte detailliert Ablauf, Verantwortlichkeiten, Zuständigkeiten fest. „Beim Energiemanagement sind ja mehrere Abteilungen beteiligt – von der Bauseite her das technische Gebäudemanagement, die Verbrauchserfassung wird vom Mietmanagement übernommen. Da musste von Anfang an klar sein, wer ist wofür zuständig“, so die kaufmännische Leiterin des Eigenbetriebs.

Und auch für Axians Infoma gab es einige spezielle Anforderungen, darunter beispielsweise die Buchung der Vorsteuer für einzelne Objekte, die nur anteilig der Vorsteuerabzugsfähigkeit unterliegen. Hier ist seit kurzem die Abwicklung direkt im Erfassungsprozess möglich.

Darüber hinaus ist zur Zeit ein erweiterter Workflow zur Bearbeitung von Baurechnungen in der Testphase. Noch erfolgt der Prüfungsprozess der Rechnungen auf Papier, bevor sie gescannt und im Rechnungsworkflow verarbeitet werden. Gibt es Änderungen, werden diese auf der Papierrechnung handschriftlich korrigiert und dann gescannt. Ziel von Brunhilde Frye-Grunwald ist, „die Rechnungen schon beim Eingang zu scannen und dann mögliche Korrekturen auf dem PDF-Dokument vorzunehmen und zum Vorgang hochzuladen.“ Der Termin für die künftige Optimierung dieses Ablaufs ist für den 1.1.2019 geplant.

Aber das sind nicht die einzigen Ziele in Salzgitter. Aktuell steht das Thema eRechnung und damit die Vervollständigung des beschriebenen digitalen Prozesses im Fokus. Konzeptionell bereits von der IT-Abteilung vorbereitet, geht es in der Fachabteilung nun noch darum, für die absehbare Zukunft eine konkrete Umsetzungsstrategie zu entwickeln. Dabei wird auch die Integration der eVergabe im Maßnahmenkatalog vertreten sein.

In einem frühen Stadium befinden sich dagegen noch die Planungen für den Einsatz des Moduls Verfügbarkeitsplanung aus der Axians-Infoma-Lösung Kommunale Betriebe für die Eigenreinigung. Vor allem in der hier angebotenen mobilen Datenerfassung sieht Brunhilde Frye-Grunwald eine gute Voraussetzung für mehr Komfort und Effizienz in der täglichen Arbeit. Das ist auch der Grund für die noch einzuführende Anwendung Mobile Wartung und Prüfung (MWP). Die App übernimmt die Abwicklung von Tätigkeiten im Rahmen der Betreiberverantwortung für Ausrüstungen. Kontroll- und Wartungsaufgaben in Gebäuden, beispielsweise für Brandschutztüren, Feuerlöscher etc., lassen sich vor Ort auf dem mobilen Gerät als Aufgabe definieren und nach Erledigung sofort dokumentieren. Die Erfassung der ersten Objektdaten sowie die Definition der Aufgaben sind noch für dieses Jahr vorgesehen.

Mit diesen Planungen sieht sich der Eigenbetrieb gut aufgestellt auf dem Weg zur durchgängigen Digitalisierung der Verwaltungsprozesse bei der Stadt Salzgitter.

Der integrierte Rechnungsworkflow ermöglicht, sich ohne Schnittstellenanbindung einen besseren Überblick über alle in der Bearbeitung befindlichen Rechnungen verschaffen und gleichzeitig die Budgets überwachen zu können.

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Die Eckdaten

Produkt Rechnungsworkflow
Bundesland Niedersachsen
Einwohnerzahl 107.060

Schon 2012 nutzte die Stadt Salzgitter im Liegenschafts- und Gebäudemanagement für das Baukostencontrolling einen Rechnungsworkflow (RWF). Nach der zwischenzeitlichen Integration des RWF in das Infoma newsystem Finanzwesen war schnell klar, dass die gesamte Prozesskette vom Scannen bis zur Buchung der Rechnung automatisiert durchgeführt werden sollte. Erstes Einsatzgebiet war das Energiemanagement, das seit Mitte 2018 wirklich integriert erfolgt.