Stadt Düren

Digitale Steuerakte als Grundlage optimierter Geschäftsprozesse

Anfang 2012 neigte sich in der Stadt Düren eine Ära ihrem Ende zu: Die bis dato durchgeführte Mikroverfilmung der Papierdokumente aller Vorgänge in der Steuerabteilung wurde durch den Einsatz eines modernen Dokumenten Managementsystems abgelöst. Damit vollzog die nordrhein-westfälische Kommune den ersten Schritt in die digitale Akten- und Vorgangsbearbeitung im Amt für Finanzen, dem sich noch in diesem Jahr die Abteilung Liegenschaften und 2014 die Stadtkasse anschließen werden.

Herausforderung

Vor diese Entscheidung hatten die Verantwortlichen allerdings eine genaue Organisationsuntersuchung mit Aufnahme der Abläufe gesetzt – waren die formulierten Ziele doch neben dem Ersatz der Mikroverfilmung die Optimierung der Geschäftsprozesse sowie eine vollständig automatisierte Bearbeitung von Teilbereichen durch Einbindung von Workflow-Komponenten, beispielsweise bei den Hunde- beziehungsweise Abfallgefäßan- und -abmeldungen. Dagmar Mirbach, im Hauptamt zuständige Sachbearbeiterin für Organisation, erinnert sich: „Im Rahmen des ermittelten Optimierungspotenzials stellten wir fest, dass die Grundlage für verbesserte Abläufe zunächst die digitale Aktenhaltung ist.“ Deshalb konzentrierte sich die Stadtverwaltung beim Start im vergangenen Jahr auch erst einmal auf diese Aufgabe; die Umsetzung des Kontierungsworkflows wird in Kürze folgen.

Lösung

Entschieden hatten sich die Dürener für das Dokumenten Managementsystem von Axians Infoma. Ausschlaggebend dafür war die hohe Integration in die bereits seit 2010 genutzte doppische Finanzsoftware des Anbieters. Darüber hinaus erwies sich aber auch die Bereitschaft der Ulmer, die von der Stadt gestellten Anforderungen fachkompetent und engagiert umzusetzen, als wesentliches Entscheidungskriterium. „Da es sich hier um ein noch junges Produkt handelte, bestand bei einigen Punkten zusätzlicher Entwicklungsbedarf“, so Dagmar Mirbach. „Dies war allen Beteiligten bewusst und wurde als Herausforderung angenommen. Im ständigen direkten Kontakt von Axians Infoma, Rechenzentrum und Verwaltung konnten alle von unserer Seite definierten Anforderungen wie geplant umgesetzt werden.“ Die Mitarbeiter/innen der Steuerabteilung sind’s zufrieden. Mit der Einführung der Digitalen Akten ist ihre Aufgabenerfüllung einfacher, schneller und durchgängiger geworden.

Denn bis dato gestaltete sich der Arbeitsprozess weitaus aufwändiger. So wurden die Papierdokumente aller Vorgänge bis zur endgültigen Beendigung der Bearbeitung beim jeweiligen Sachbearbeiter gesammelt. Hierdurch kam es zwangsläufig zu großen Wiedervorlage-Stapeln. Aber auch die sofortige Auskunftsfähigkeit war nicht durchgehend gewährleistet – dann nämlich, wenn sich die Vorgänge noch in der Verfilmung befanden oder bei Abwesenheit des zuständigen Sachbearbeiters. Denn während die abgearbeiteten Vorgänge verfilmt wurden, gab es keine direkte Zugriffsmöglichkeit. Gleiches galt im Vertretungsfall. Da die fertigen Mikrofiches an die Sachbearbeiter zurückgegeben und dort auch abgelegt wurden, waren immer Vor-Ort-Recherchen notwendig, sprich: um an eine gewünschte Information zu kommen, musste am anderen Arbeitsplatz recherchiert werden.

Nutzen

Anders beim Dokumenten Managementsystem. Jeder Sachbearbeiter kann nun von seinem Arbeitsplatz aus auf alle Dokumente und Vorgänge der Kollegen zugreifen. Dabei ist nicht nur der Zugriff deutlich einfacher und schneller geworden als zuvor mit den Mikrofilmsichtgeräten, sondern auch der Informationsgewinn jedes Mitarbeiters. Alle Dokumente, die aus der Finanzsoftware heraus erstellt werden, wie Bescheide oder Anschreiben, liegen automatisch in der passenden DMS-Akte vor. Die Wiedervorlagen lassen sich zudem in Arbeitsmappen führen und sind damit für jeden und jederzeit zugänglich. Gleichzeitig bietet die Möglichkeit, die digitale Akte und den Fall in der Finanzsoftware parallel an zwei Bildschirmen anschauen zu können, dem Sachbearbeiter einen vollständigen Blick auf den Steuerfall.

Dass sich die Einführung der digitalen Akte vom Start weg als nahezu reibungslos erwies, ist der konsequent durchgeführten Vorbereitungsphase geschuldet. Im Rahmen eines Workshops definierte die Stadt Düren zunächst die Anforderungen an das DMS, lieferte Aktenstruktur und Aktenplan sowie die dargestellten Geschäftsprozesse. Nach diesen Vorgaben setzte Axians Infoma ein Testsystem auf, das in einem ersten Schritt vom Administrator der Stadt auf Herz und Nieren geprüft wurde. Veränderungswünsche wurden in einer „Must have and be nice-Liste“ aufgenommen und eingearbeitet. In der zweiten Teststellung hatten dann die bereits geschulten Mitarbeiter der Steuerabteilung Gelegenheit, ihre Änderungswünsche zur Umsetzung an Axians Infoma zu geben.

Mit dem Start in den Echtbetrieb war das Projekt aber nicht beendet. Ein kontinuierliches Controlling der Funktionalitäten sowie die gemeinsame Weiterentwicklung des eingesetzten Systems stehen nach wie vor auf der Agenda von Dagmar Mirbach – ebenso wie der Einsatz in den bereits genannten weiteren Bereichen des Amtes für Finanzen. Und hier sind neben dem Aufbau der digitalen Akte weitere Themen gefragt. So ist im Bereich Liegenschaften die Archivierung der Altakten, vornehmlich der Straßenlandkaufakten, vorgesehen. In der Stadtkasse soll mit Hilfe des Axians Infoma Dokumenten Managementsystems im nächsten Jahr die Belegarchivierung (Kontierungsbelege und Rechnungen) erfolgen und der Kontierungsworkflow für ein erstes Amt als Teststellung eingeführt werden.