Stadt Bernau bei Berlin

Doppisches All-inclusive-Paket mit integriertem Rechnungseingangs-Workflow und qualifizierter Signatur

„Der integrierte Rechnungsworkflow mit dezentraler Anordnung findet breite Zustimmung in den Fachämtern. Die komfortablen Suchfunktionen sowie deutlich weniger Kontierungsfehler, aber auch die Stapelverarbeitung ermöglichen ein zeit- und aufwandeffizientes Bearbeiten.“

Eine frühzeitige exakte Projektplanung und ein anspruchsvolles Pflichtenheft – die Stadt Bernau bei Berlin bereitete die Einführung der Doppik generalstabsmäßig vor. Zwei Teilprojekte, verantwortet vom Finanzdezernenten und den Teamleitern, sollten die Neuorganisation der Finanzbuchhaltung sowie die Vorbereitung der Eröffnungsbilanz gewährleisten. Formuliertes Ziel war ein vollständig neuer Beginn zum vom brandenburgischen Landesgesetzgeber festgelegten Termin 01.01.2011. Will heißen: die „Stunde Null“ zielte auf den so genannten „harten Umstieg“ ab.

Herausforderung

Die Anforderungen waren hoch, zumal dafür nur ein Zeitraum von etwas mehr als zwei Jahren zur Verfügung stand. Eine besondere Herausforderung für die Projektarbeit war, eine neue Finanzsoftware einzuführen. Diese sollte nicht nur den Anforderungen an das Drei-Komponenten-Modell einschließlich der Abbildung der Haushaltswirtschaft gerecht werden. Zusätzlich standen Kriterien wie die Entwicklung eines produktgruppenorientierten Haushalts, die Datenbereinigung einschließlich einer Vereinheitlichung der Finanzadressen, Pionierarbeit in Gestalt der Einführung eines digitalen Belegwesens auf Basis einer qualifizierten Signatur, der Aufbau einer workflow-orientierten, in der Finanzbuchhaltung integrierten Vollstreckung sowie die Anbindung von externen Verfahren, wie Ordnungswidrigkeiten, Amtshilfeersuchen, Lohn-Software, Kita-Gebühren, im Pflichtenkatalog.

Absolutes KO-Kriterium im elektronischen Vergabeverfahren war die Integrationsfähigkeit von Teilverfahren, insbesondere sollten die Funktionalitäten Vollstreckung, Kosten- und Leistungsrechnung und Gebäudemanagement vollständig integriert sein.

Lösung

Am Ende erhielt INFOMA® den Zuschlag. Als einziger Anbieter erfüllten die Ulmer mit der Produktfamilie newsystem zum Ausschreibungszeitpunkt komplett die Leistungsbeschreibung, die auch eine sowohl verfahrens- als auch beratungsseitige Projektbegleitung beinhaltete. Die Zeit- und Maßnahmenplanung für den termingerechten Start in den doppischen Neubeginn legten Stadt und das INFOMA®-Beratungsteam im Rahmen des Teilprojekts 1 gleich nach der Auftragsvergabe fest – und setzten sie entsprechend der Zielstellung in einem Zeitraum von zwei Jahren mit einer Punktlandung um. Am 01.01.2011 waren die Bereiche Geschäftsbuchführung, Zahlungsverkehr und Vollstreckung arbeitsbereit; alle Module – mit Ausnahme des zu einem späteren Zeitpunkt vorgesehenen Liegenschafts- und Gebäudemanagements – so weit eingerichtet, dass die Arbeitsfähigkeit gesichert war. Und auch die Eröffnungsbilanz stand bereits im Mai für den örtlichen Rechnungsprüfer des Landkreises bereit.

Individuelle Qualifizierungsmaßnahmen
Für den Finanzdezernenten Ralf-Peter Hennig war die Zielerfüllung nur mit umfassenden und gezielten Qualifizierungsmaßnahmen der Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen zu erreichen: „Wir gehören ja zu den vielen Kommunalverwaltungen, die vor einem Generationswechsel standen. Die jüngeren Mitarbeiter erkannten schnell die Einmaligkeit der Aufgabenstellung und standen dem Umstellungsprozess sehr aufgeschlossen gegenüber. Für die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, deren ganzes Berufsleben von der Kameralistik geprägt war, haben wir die Projektarbeit jeweils an die neu zu leistenden Aufgaben der Stelle angepasst – Learning by doing.“

Für die Projektarbeit wurde nicht nur eine zusätzliche Stelle geschaffen, sondern es erfolgte auch eine individuelle Qualifizierung der Mitarbeiter des Finanzbereiches am Arbeitsplatz durch INFOMA®. Bezogen auf ihre Aufgaben und nach dem Stand des Projektfortschritts fanden die Schulungen der Mitarbeiter statt. Der Aufwand hat sich gelohnt, wie der Kämmerer im Rückblick zufrieden feststellt: „Nach nunmehr eineinhalb Jahren Echtbetrieb ist der Erfolg in allen Fachbereichen sichtbar.“

Rechnungseingangs-Workflow mit qualifizierter Signatur
Ein herausragender Punkt für den Start in die Doppik war für die Verantwortlichen in Bernau bei Berlin die Möglichkeit, von Beginn an das Dokumenten Managementsystem mit integriertem Workflow für die digitale Verarbeitung des Rechnungseingangs nutzen zu können. 2011 konnten bereits etwa 23.000 Rechnungslegungen am PC zur Zahlung angewiesen werden.

Der Ablauf wurde nach den Vorgaben der Bernauer von der Vergabe einer Bestellnummer über den Rechnungseingang bis zum Kassenanordnungsrecht über den Workflow gesichert. Die Vorkontierung erfolgt dabei dezentral in den jeweiligen Fachämtern. 150 Arbeitsschritte helfen, bilanzrelevante Vorgänge zu erkennen sowie Buchführungsrisiken und Fehlerquellen zu vermeiden.

Schwierig war es, den Anforderungen der in Brandenburg vorgeschriebenen qualifizierten Signatur gerecht zu werden, als es darum ging, das Kassenanordnungsrecht in den Workflow einzuarbeiten. Feststellung und Freigabe, also das so genannte Vier-Augen-Prinzip, wurden insgesamt neu geregelt. „Bis dato war nicht immer eindeutig, dass die Freigabeverantwortung durch den jeweiligen Leiter getragen wird“, erinnert sich Ralf-Peter Hennig. Für die Umsetzung der qualifizierten Signatur hat sich die Stadt für die Lösung über einen Server entschieden. Die alten Regelungen über die Unterschriftsbefugnisse sind allerdings nicht gänzlich weggefallen, da weiterhin manuelle Annahme- und Auszahlungsanordnungen erstellt werden müssen.

Nutzen

Rückblickend zieht Ralf-Peter Hennig ein positives Fazit des komplexen Umstellungsprojekts. Zwar gab es auch Reibungsverluste, die in der konkreten Abgrenzung von Kompetenzen zwischen den Fachbereichen und der Finanzbuchhaltung sowie in den Qualifizierungserfordernissen begründet waren. Mit Unterstützung des INFOMA®-Teams konnte der Weg in die Doppik aber Schritt für Schritt erfolgreich vollzogen werden. Der Prozess der Feinjustierung einzelner Abläufe wird nach seiner Einschätzung voraussichtlich noch bis Ende des kommenden Jahres dauern. Dazu zählt beispielsweise auch, die Geschäftsabläufe so auszurichten, dass nicht nur der jährliche Jahresabschluss in kurzer Zeit erstellt werden kann, sondern dass dieser auch in kurzer Zeit geprüft vorliegt.

Als neues Projekt steht nun der kommunale Gesamtabschluss vor der Tür. Die gesetzliche Regelung in Brandenburg sieht 2013 für die Erstellung vor. Bernau bei Berlin möchte die Konsolidierungsbilanz bereits für die Jahresabschlüsse 2012 erstellen.