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Referenzbericht Landratsamt Breisgau-Hochschwarzwald

Referenzbericht Landratsamt Breisgau-Hochschwarzwald

Landratsamt Breisgau-Hochschwarzwald

Vom Ausländerverfahren per Click in die elektronische Akte

Herausforderung

Innerhalb von achtzehn Monaten ein Zuzug von fast 5.000 Personen: Die seit 2015 herrschende Flüchtlingssituation stellte die Ausländerbehörde des Landratsamts Breisgau-Hochschwarzwald vor die Frage „Wie gehen wir in Zukunft mit den hohen Fallzahlen um?“ Bis dato wurde für jeden Ausländer eine konventionelle Papierakte geführt, die schon mal hundert Seiten und mehr umfassen konnte. Entsprechend war der Bedarf an Stauraum. Gleichzeitig gestaltete sich der Zugriff auf die Akten immer aufwändiger. Aufgrund des stetig steigenden Volumens wurde weitaus mehr Zeit benötigt, um schnellstmöglich Auskünfte geben und die Kunden bedienen zu können.

Die komplexen Verwaltungsvorgänge künftig elektronisch und damit effizienter und einfacher abzuwickeln, stand 2016 bei den Verantwortlichen daher an oberster Stelle ihrer Maßnahmenliste. Aber noch ein weiterer Aspekt unterstrich die Planungen. Die kreisfreie Stadt Freiburg verfügt ebenfalls über eine eigenständige Ausländerbehörde. Hier war die elektronische Akte bereits umgesetzt. Nun gibt es zwischen dem Stadtkreis und dem Landkreis viele Umzugsaktivitäten der jeweils dort registrierten Ausländer. Das zieht einen regen Aktenaustausch nach sich. „Wir hätten also deren elektronische Akten erst einmal bei uns in Papier überführen müssen“, erinnert sich Elfriede Demuth, Leiterin des Fachbereichs Ausländerbehörde im Landratsamt Breisgau-Hochschwarzwald. „Das war für uns ein weiteres Kriterium, die Umstellung auf einen durchgängigen digitalen Prozess zu forcieren.“

Lösung

Die mittlerweile rund 30.000 Ausländer im Landkreis werden schon seit Mitte der 1990er Jahre in der Ausländerbehörde des Landratsamts mit Hilfe der Softwarelösung Infoma newsystem Ausländerwesen (ALW) digital erfasst. Das ganzheitliche Fachverfahren für die vorgangsorientierte Sachbearbeitung unterstützt alle relevanten Geschäftsvorfälle und Prozesse – von der Eingabe und Pflege personenbezogener Ausländerdaten bis zu Auswertungen und Statistiken.

Mit einer Anbindung an das bestehende Dokumenten Managementsystem (DMS) von Optimal Systems wollten die Verantwortlichen diesen Prozess erweitern. Die elektronische Akte sollte zwar im ALW-Verfahren entstehen, die Dokumente aber ausschließlich über eine von Axians Infoma entwickelte Schnittstelle im DMS gespeichert und auch dort angezeigt werden. Dafür war es auch von Seiten des DMS-Anbieters notwendig, seine Schnittstelle anzupassen. Unter Federführung der internen IT-Abteilung und einer intensiven Abstimmung der beiden Dienstleister war das gewünschte Ziel innerhalb weniger Monate erreicht. Nach der Installation einer Testumgebung und dem Export der Akten und Dokumente aus dem ALW stand dem Start in den automatisierten Echtbetrieb Ende Mai 2017 nichts mehr im Wege. „Früher mussten wir alles, was wir bearbeitet haben, ausdrucken, lochen, abheften und in die Akte legen. Jetzt geschieht die Übergabe automatisch aus dem Fachverfahren in die elektronische Akte – ohne viele Zwischenschritte, einfach mit ein, zwei Clicks. Auch lassen sich Schriftstücke direkt in der elektronischen Akte produzieren und von dort elektronisch oder bei Bedarf per Brief verschicken“, zeigt sich Elfriede Demuth zufrieden.

Dem nun durchgängig digitalen Ablauf vorausgegangen war eine intensive Vorbereitungsphase, die mit dem Projektantrag ihren Anfang nahm – ging es doch bei der Einführung nicht nur aufgrund der Schnittstellen um größere finanzielle Aufwendungen. Vielmehr beinhaltete das geplante Projekt ja ebenso das Scannen der vorhandenen Papierakten, um vollständig elektronisch und nicht doppelgleisig zu fahren. Aber auch einen detaillierten Projektplan galt es von der internen IT-Abteilung gemeinsam mit dem Fachbereich zu erarbeiten. „Jeder Arbeitsvorgang musste neu definiert und für alle Sachbearbeiter verbindlich festgelegt werden“, erläutert Regina Dörr, verantwortliche Anwendungsbetreuerin für das Fachverfahren und Ansprechpartnerin für das Projekt elektronische Akte in der Ausländerbehörde. „Es erfordert eine hohe Disziplin, dass alle einen Vorgang auf eine bestimmte Art und Weise bearbeiten. Zum Beispiel muss die Verschlagwortung gleicher Dokumente, die in der elektronischen Akte liegen, identisch sein. Das braucht einen langen Vorlauf und ist ein umfangreicher Prozess.“ Für jedes Themenfeld erstellte die IT-Abteilung deshalb schriftliche Handlungsvorgaben; die Einführungsschulung übernahmen Axians Infoma und die interne IT-Abteilung.

Nutzen

Nach mehr als einem Jahr des Produktivbetriebs ist die Resonanz der insgesamt 27 Anwender auf die Arbeit mit dem ALW-Fachverfahren in Verbindung mit der elektronischen Akte sehr positiv. „Alles ist einfacher geworden. Wir sparen viel Zeit, weil wir keine Akten mehr suchen müssen, von jedem Arbeitsplatz aus kann jeder Fall bearbeitet werden, für Fallbesprechungen muss man nicht mehr zusammenkommen und in den Büros ist jetzt viel mehr Platz“, fasst Elfriede Demuth die Vorteile zusammen.

Technische Unterstützung haben die Mitarbeiter von einem zweiten Bildschirm und einem leistungsstärkeren Flachbettscanner bekommen, der die meist sehr umfangreichen Akten zuverlässig verarbeitet. Einzig eine Optimierung der Schnelligkeit steht aufgrund der hohen Fallzahlen noch an, damit eine unverminderte Leistung gewährleistet ist.

Das weitgehend „papierlose Büro“ wird in der Ausländerbehörde des Landratsamts Breisgau-Hochschwarzwald Ende August  2018 erreicht sein. Dann nämlich sind auch die Ausländerakten der hier betreuten EU-Bürger fertig gescannt. Zuvor hatte der beauftragte externe Dienstleister bereits in einem ersten Schritt die rund 15.000 Akten der Nicht-EU-Bürger verarbeitet. Sie liegen als PDFs in der elektronischen Akte vor und erleichtern so einen schnellen und komfortablen Zugriff, da vor allem die Akten der Flüchtlinge häufig benötigt werden.

Eine Entscheidung, wann die zur Zeit beim Dienstleister archivierten Papierberge vernichtet werden, steht noch an; ebenso wie Überlegungen zur Langzeitarchivierung, beispielsweise von Akten verzogener oder nicht mehr in Deutschland anwesender Ausländer.

Landratsamt Breisgau-Hochschwarzwald

Die komplexen Verwaltungsvorgänge künftig elektronisch und damit effizienter und einfacher abzuwickeln, stand im Fachbereich Ausländerbehörde des LRA Breisgau-Hochschwarzwald ganz oben auf der Maßnahmenliste.

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Die Eckdaten

Produkt Infoma newsystem Ausländerwesen mit DMS-Schnittstelle
Bundesland Baden-Württemberg
Einwohnerzahl 257.343

Die Ausländer im Landkreis Breisgau-Hochschwarzwald werden schon seit Mitte der 1990er Jahre mit Hilfe von Infoma newsystem Ausländerwesen (ALW) digital erfasst. Mussten die Sachbearbeiter in der Ausländerbehörde bis dato aber noch alles, was bearbeitet wurde, ausdrucken, lochen, abheften, in die Akte legen und bei Anfragen zeitaufwändig wieder heraussuchen, funktioniert dieser Prozess seit 2017 automatisch. Aus dem Fachverfahren geht’s ohne viele Zwischenschritte direkt in die elektronische Akte.

Beim Landratsamt Breisgau-Hochschwarzwald im Einsatz

Ausländerwesen und Einbürgerungsverfahren