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Referenzbericht Landkreis Ebersberg

Referenzbericht Landkreis Ebersberg

Landkreis Ebersberg

Positives Fazit nach mehr als zwei Jahren Kosten- und Leistungsrechnung

Zwischen formulierten Leitbildern und gelebter Verwaltungsrealität klaffen bei manchen Kommunen noch Lücken. Die im Jahr 2000 mit dem Innovationspreis der bayerischen Staatsregierung ausgezeichnete Kommune Ebersberg hingegen versteht sich nicht nur als zielgruppenorientierter Dienstleister für die 120.000 Bürger, sondern handelt danach. Bei der ständigen Optimierung von Leistungen und der Herstellung gesunder Kostenrelationen stützt sich der Landkreis seit Januar 2000 auf die flächendeckende Kosten- und Leistungsrechnung der Ulmer Axians Infoma GmbH. Mit überaus positiven Ergebnissen, wie die Bilanz nach mehr als zweijährigem Einsatz zeigt.

Herausforderung

Von Anfang an stand bei der Realisierung für die Verantwortlichen in Politik und Verwaltung nicht die bloße Kostenkontrolle im Vordergrund, sondern der Aspekt der Qualitäts- und Leistungssteigerung. Brigitte Keller, in der Stabsstellenfunktion kommunale Steuerung verantwortlich für Verwaltungsreform und Controlling, resümiert: ”Unser Hauptziel war die Kundenorientierung, und die Verwaltung stand über der Wirtschaftlichkeit. Wir wollten unsere Reform für den Bürger machen, was aber gleichzeitig bedeutet, an verschiedenen Stellen mehr auszugeben. Das setzt voraus, die Wirtschaftlichkeit anzuwenden und sagen zu können, wo will ich das Geld ausgeben oder wo nicht. Und diese Entscheidung kann ich nur treffen, wenn ich über die notwendige Transparenz verfüge.“ Die in der Infoma newsystem Kosten- und Leistungsrechnung hinterlegten Erfassungs- und Betrachtungsebenen sowie die komfortable Schnittstellentechnologie brachten dafür alle Voraussetzungen mit. Sie werden in Ebersberg seit der Produktivstellung intensiv und kreativ genutzt.

Lösung

So arbeitet der Landkreis seit dem Jahr 2000 mit Budgets. Dadurch können auf Kostenstellen- und Kostenträgerebene detaillierte Soll-Ist-Vergleiche durchgeführt, der Personalaufwand in Relation zu Produktentwicklungen gestellt, Ursachen und Wirkungen analysiert und auf dieser Basis mit geeigneten Maßnahmen reagiert werden.

Mit Hilfe der Kosten- und Leistungsrechnung wird daher schon während des laufenden Jahres deutlich, wie die Entwicklung der Leistungskosten, der Personalkosten und der Fallzahlen zusammenpasst. Die zwischenzeitlichen Auswertungen vermitteln Denkanstöße und erlauben frühzeitiges korrigierendes Eingreifen.

Jeden Monat erhalten die Kostenstellen das so genannte Kostenstellenblatt, aus dem sie ihren aktuellen Kostenstand ersehen können. Jeweils zur Jahresmitte sind sie dann aufgerufen, einen Zwischenbericht vorzulegen, in den auch die Kostenträger einbezogen sind. Damit wird transparent, in welchem Verhältnis sich Kosten und Mengen bewegen. Gleichzeitig geben die jeweiligen Kostenstellenleiter eine Prognose darüber ab, wie sich die weitere Entwicklung im Jahresverlauf vollziehen wird. Bei Abweichungen nach oben werden entsprechende Steuerungsvorschläge erwartet.

Aus den monatlichen Erhebungen, die sich über den gesamten Haushalt mit seinen knapp 350 Produkten erstrecken, leitet Brigitte Keller erste Prognosen ab. Sie werden dem Landrat und den Kreisgremien für ihre Dispositionen vorgelegt. Für das Jahr 2002 deuteten sich gegenüber den Budgetplanungen bereits im März Einsparungen in Höhe von 560.000 bis 770.000 EUR für das Gesamtjahr an. Dabei werden die Ergebnisse für die politische Führung und die Kreisgremien aus Gründen der besseren Übersicht nach Kostenarten gebündelt, beispielsweise nach Personalkosten oder Sachmitteln. Die Feinbetrachtung, die ohne weiteres bis hinunter auf die Haushaltsstellen möglich ist, bleibt in der Regel dem Controlling und den Kostenstellenleitern vorbehalten.

Produktbündelung sorgt für Übersichtlichkeit
Die in Infoma newsystem hinterlegten Spezialverfahren für die Detaildarstellung erlauben außerdem die Produktgruppenintegration, ohne den Blick ins Detail zu versperren. Das hat zu einer deutlichen Reduzierung der Produktanzahl geführt, die noch nicht abgeschlossen ist. ”Es macht doch wirklich keinen Sinn“, erklärt Brigitte Keller, ”100 Arbeitsstunden in die Formulierung eines Produkts zu investieren, das vielleicht 1.000 EUR  Produktkosten beinhaltet. Die Sachgebiete haben inzwischen festgestellt, dass sie mit weniger Produkten genau so viel sehen.“

Deshalb werden in Ebersberg –  wo immer möglich – Produkte gebündelt. So ließen sich etwa bei der Sozialhilfe die einmaligen Beihilfen mit ihren insgesamt rund 20 verschiedenen Einzelpositionen unter der Produktgruppe ”Einmalige Beihilfen“ zusammenfassen, ohne dass der Zugriff auf die Einzelpositionen verwehrt ist. Ähnlich verfuhr man beim Lastenzuschuss, der in die Sparte Wohngeld einging.

Budgetängste durch sinkende Kosten, etwa vor einer Kürzung für das Folgejahr, kommen in den Haushaltsstellen dabei nicht auf. Brigitte Keller: ”Unsere Leute haben sogar einen Anreiz zum Sparen, denn sie können sich Budgetüberträge verdienen, die ihnen dann zur freien Verwendung zur Verfügung stehen.“ Die Politik des Landratsamtes verzichtet bewusst auf Einsparvorgaben, um eine vernünftige, sachorientierte Planung zu ermöglichen. Die Budgets werden daher von den Sachgebieten an Hand der Bedarfslage erstellt, wobei auf Prioritätslisten festgelegt wird, welche Projekte dringlich und welche auf einen späteren Haushalt aufschiebbar sind. Der Politik bleibt es dann vorbehalten, endgültige Entscheidungen zu treffen.

Qualitätssteigerung als Planungsschwerpunkt
Dabei stehen sämtliche Planungen im Zeichen der Kundenorientierung, was unter Umständen eben auch zu Personalaufstockungen führt. Zum Beispiel in der Zulassungsstelle, wo die durchschnittlichen Wartezeiten auf maximal 15 Minuten begrenzt wurden. Bemerkenswert auch das Arbeitstempo der Baubehörde, in der Baugenehmigungen durch eine so genannte Turbogruppe innerhalb von 14 Tagen erteilt werden.

Nutzen

Obwohl man die Kosten- und Leistungsrechnung in Ebersberg in erster Linie als Instrument zur Optimierung von Dienstleistungen betrachtet, hat sich auch das Volumen des Verwaltungshaushaltes reduziert. So wurden zu Beginn der Kosten- und Leistungsrechnung im Bereich der Sozialhilfe noch knapp 4 Millionen EUR ausgegeben, heute sind es mit unter 3 Millionen EUR rund 30 Prozent weniger. „Dabei“, so Brigitte Keller, „sind die Leistungen für die Bürger besser geworden, denn wir haben Personal eingestellt, das nicht dafür sorgt, dass die Menschen Sozialhilfe kriegen, sondern dafür, dass sie Arbeitsplätze finden. Da sah man dann in der Kostenrechnung, wie Fallzahlen und Leistungskosten sprunghaft zurück gegangen sind. Die Differenz ist so groß, dass wir uns im Bedarfsfall ohne weiteres einen weiteren Arbeitsvermittler leisten könnten.“

Qualitätssteigerung bei gleichzeitiger Reduzierung des Kostenaufwandes registriert auch die Jugendhilfe. Als sich dort Budgetüberschreitungen abzeichneten, wurde beschlossen, teuere Heimunterbringungen möglichst zu reduzieren. Zum einen geschieht das nun durch eine intensivere Einzelbetreuung von Klienten durch die vorhandenen Sozialpädagogen, zum anderen durch die Gewinnung zusätzlicher Pflegefamilien. Denn die Unterbringung in Pflegefamilien ist deutlich wirtschaftlicher  und überdies effizienter als eine langfristige Heimeinweisung.

Solche Zusammenhänge wurden von den zuständigen Fachkräften zwar auch vor Einführung der Kosten- und Leistungsrechnung schon vermutet, jetzt sind aber an die Stelle von Vermutungen Beweise getreten.

Die Kosten- und Leistungsrechnung lebt
Für Brigitte Keller „muss die Kosten- und Leistungsrechnung immer leben. Sie sollte nicht verwaltet, sondern benutzt werden, um Fragen abzuleiten. Nicht nur um nackte Zahlen auszuwerfen, sondern um Qualität oder Qualitätsmängel sichtbar zu machen.“ Dazu gehören auch Software-Erweiterungen, die auf Initiative von Axians Infoma oder aufgrund von Anregungen durch die Anwender vorgenommen werden. So hat Axians Infoma zwischenzeitlich das Umlageverfahren deutlich transparenter gestaltet, indem nun auch Texte eingegeben werden können. Dadurch lassen sich Einzelbeträge klar definieren. Bedarfsweise richtet das Ulmer Softwarehaus auch individuelle Schnittstellen ein. Die Ebersberger Anwendung verfügt unter anderem über Schnittstellen zum Porto, zu den Fahrtenbüchern der Dienstfahrzeuge und künftig auch zum Telefon.

Ein weiteres Vorhaben von Brigitte Keller ist es, den Schritt in die Doppik zu wagen. Allerdings ist hier die endgültige Entscheidung, ob sofort doppisch gebucht oder zunächst die erweiterte Kameralistik genutzt wird, noch nicht gefallen: ”Sollte ich die Entscheider jetzt noch nicht davon überzeugen können, sofort in die Doppik zu gehen, – was im Moment schwierig ist, da es noch keine Vorgaben des Landes gibt – will ich auf jeden Fall ein System haben, dass es mir später ohne großen Aufwand ermöglicht umzusteigen. Die integrierte Infoma newsystem-Komplettlösung bietet mir diese Voraussetzungen.“

Was Brigitte Keller als weiteres Ziel am Herzen liegt, ist ein auf der Kostenrechnung aufbauendes Management-Informationssystem für Landrat und Kreisräte. Ihr schwebt dabei eine einfach beherrschbare Anwendung vor, die auf verschiedenen Ebenen einen schnellen Überblick über Ist-Stände, quantitative und qualitative Zielsetzungen sowie eventuelle Abweichungen verschafft.

Aber schon mit dem jetzt Erreichten zählt Ebersberg zu den innovativsten Kommunen Deutschlands mit entsprechendem Vorbildcharakter. Das Landratsamt wird deshalb auch die kommunale Ebene der Bundesrepublik bei der zweiten Europäischen Qualitätskonferenz in Kopenhagen vertreten.

Beim Landkreis Ebersberg stand bei der Realisierung der Kosten- und Leistungsrechnung neben der Kostenkontrolle die Qualitäts- und Leistungssteigerung im Vordergrund.

Die Eckdaten

Produkt Kosten- und Leistungsrechnung
Bundesland Bayern
Einwohnerzahl 129.764

Seit 1999 Anwender von Infoma newsystem, zunächst Kosten- und Leistungsrechnung. Ab 2005 doppisches NKR/NKFsystem inklusive Anlagenbuchhaltung, Kosten- und Leistungsrechnung, Darlehensverwaltung, seit 2011 Berichtswesen Plus und Business Intelligence (BI)