Landkreis Ebersberg

Durch Transparenz zu Kostenbewusstsein

Eine Sorge so manch anderer Kommune hat man im Landkreis Ebersberg nicht. Mit 21 Gemeinden und insgesamt rund 112.000 Einwohnern gehören die Oberbayern ständig zu jenen drei Landkreisen der Bundesrepublik, die sich durch die geringste Arbeitslosigkeit auszeichnen. Die Quote von teilweise unter vier Prozent ist auf eine gute Infrastruktur, die geografische Nähe zur Münchener Messe Riem und den Münchener Flughafen zurückzuführen. Sorgenfrei ist die Landkreisverwaltung freilich auch nicht. Mit 49 Punkten hat der Kreis eine hohe Kreisumlage. Und der steigende Kostendruck zwang die Ebersberger schon ab Mitte der 90er Jahre, sich über Sparmaßnahmen und ihre Durchsetzung Gedanken zu machen. (Stand: 1999)

Herausforderung

Dabei erging es Ebersberg nicht anders als den meisten Kommunen in der Bundesrepublik. Die Kostenkontrolle stützte sich weitgehend auf das Prinzip „Vermutung“. Brigitte Keller, in der Stabsstellenfunktion kommunale Steuerung verantwortlich für Verwaltungsreform und Controlling, beschreibt das nicht nur für Ebersberg typische Dilemma so: „Das HKR denkt und arbeitet nur in Haushaltsstellen. Heißt eine Haushaltsstelle Bürobedarf, wird ihr eben der gesamte Bürobedarf zugerechnet. So wissen die Fachbereiche auch nicht, was sie ausge-geben haben, weil ein zentraler Sachbereich die Bestellungen übernommen und geordert hat. Große Gedanken über Kostenursachen hat sich da kaum jemand gemacht, und die Kosten sind ständig gestiegen.“

Kosten-/Leistungsrechnung braucht philosophischen Unterbau
1995 leitete der Landkreis Ebersberg gemeinsam mit der Unternehmensberatung Marketing Partner, Inning am Holz, die Verwaltungsreform nach dem Neuen Steuerungsmodell ein. Das klar formulierte Ziel bis zum Jahr 2000: Zufriedene BürgerInnen, zufriedene MitarbeiterInnen, effizienteres Arbeiten und langfristig wirtschaftliches Arbeiten. Vor allem der letzte Punkt sollte mit Hilfe einer leistungsfähigen Kosten-/Leistungsrechnung erreicht werden. Allerdings war man sich im Landratsamt darüber im klaren, dass die Kosten-/Leistungsrechnung an sich nicht der alleinige Schlüssel zum notwendigen Kosten- und Qualitätsbewusstsein sein konnte. Mit der bloßen Einführung eines Instruments war es daher für Brigitte Keller nicht getan: „Erst die Beschäftigung mit der Frage ‘Was tun wir eigentlich?’, die Auseinandersetzung mit Zielen und Wechselwirkungen sowie die Schaffung von Transparenz im Verwaltungshandeln sind Voraussetzungen für effiziente Kosten-/Leistungsrechnung und vor allem für Qualitätssteigerungen.“ Nach ihrer Überzeugung muss die Suche nach Optimierung von Handlungsweisen, Qualitätsverbesserungen und kostensenkenden Maßnahmen ein permanenter Vorgang sein, der von Infragestellungen begleitet wird.

Dieser Denkansatz, vom Landrat als „Aufgabenkritik“ tituliert, führte in Ebersberg bereits auf verschiedenen Verwaltungsebenen zu einer Sensibilisierung für sinnvolle Veränderungen in der Aufbau- und Ablauforganisation. So wurde bereits vor längerem die Terminvereinbarung in verschiedenen Ämtern eingeführt. Für die Bürger gibt es somit keine Wartezeiten mehr, die Sachbearbeiter können sich auf ein Gespräch vorbereiten, und ein deutlicher Qualitätszuwachs für beide Seiten ist das Ergebnis. Darüber hinaus setzt man sich im Landratsamt intensiv mit den Themen „Bürgernahe Sprache“, „Moderation“ und “Beschwerdemanagement“ auseinander. Eine Service-CD erleichtert den Bürgern die Vorbereitung von Behördengängen. Sie soll in Kürze in einer zweiten Auflage erscheinen und dann über eine digitale Signatur komplette Vorgangsabwicklungen per E-Mail ermöglichen. Behördengänge werden dadurch für den Bürger zum Teil überflüssig.

Vorbereitung in Projektgruppen und Pilotanwendungen
Um den Verwaltungsmitarbeitern die Fähigkeit und Bereitschaft zu eigenständigem Handeln in Wechselwirkungen nahe zu bringen, erfolgte die Entwicklung des Neuen Steuerungsmodells konsequent in Projektgruppen mit intensivem Gedanken- und Erfahrungsaustausch. Begleitet wurde sie von einer stufenweisen Einführung der Kostenrechnung in den Pilotsachgebieten Kommunale Abfallwirtschaft, Sozialhilfeverwaltung und Führerscheinstelle. Dort hat sich die Kombination von philosophischem Unterbau und konkreten Kostenrechnungselementen bereits bestens bewährt. So konnten etwa die Ausgaben der Sozialhilfe seit Einführung der Neuen Steuerung um 15 Prozent gesenkt werden. „In den Pilotbereichen hat die Kostenrechnung durch Qualitätssteigerungen konkret zu mehr Kostenbewusstsein geführt“, stellt Brigitte Keller erfreut fest. Das ist um so bemerkenswerter, als man sich in der Pilotphase bei der Darstellung von Produktkosten noch mit Bordmitteln behilft.

Lösung

Das soll sich nun mit der Einführung der Infoma newsystem Kosten- und Leistungsrechnung ändern. Das Verfahren der Ulmer Axians Infoma GmbH hat sich nach entsprechenden Vergleichstests als das optimale Instrument zur Kosten-/Leistungsrechnung für die Landkreisverwaltung erwiesen. „Bei der Auswahl geeigneter Programme standen wir vor allem vor der Frage ‘Wie machen wir die Kosten transparent?’, und ‘Wie kommen wir über die Kameralistik zur Kostenrechnung?’“, schildert Brigitte Keller die Ausgangssituation. Dafür brachte die Infoma newsystem Kosten- und Leistungsrechnung durch hohen Schnittstellenkomfort und Flexibilität die besten Voraussetzungen mit. „Axians Infoma versetzt uns in die Lage, alle Informationen über Kostenarten, Kostenstellen und – besonders wichtig für einen Controller – über Kostenträger zu gewinnen. Das Programm liefert über die Schnittstelle zum HKR die Zahlen, die wir früher überall und nirgends hatten, geordnet auf meine Kostenstellen.“

Auch die Regelung der Umlageverfahren ist beim Landratsamt Ebersberg vorgesehen. Sie wird sämtliche Querschnittsbereiche, wie beispielsweise Organisation, EDV, Poststelle, Fuhrpark und Gebäude umfassen und die Kostenanteile nach einem entsprechenden Schlüssel den jeweiligen Verursachern zuweisen.

Die Einführungsphase für die umfassende Kosten- und Leistungsrechnung soll am
1. Januar 2000 in den Echtzeitbetrieb münden. Zur Zeit ist man flächendeckend dabei, die Kostenträger zu definieren, von denen es in der Schlussphase etwa 150 bis 200 geben wird. Für einige kleinere Sachgebiete ist eine zentrale Abwicklung vorgesehen.

Nutzen

Entsprechend der Grundphilosophie, dass Kostenbewusstsein nur dann entsteht, wenn man die Kosten und deren Ursachen kennt, wird den Mitarbeitern in den Sachgebieten dann die Möglichkeit geboten, sich ständig über die Kostenentwicklung zu orientieren, um Planungsvorgaben mit der realen Entwicklung abgleichen und gegebenenfalls gegensteuern zu können. Erreichen will man dabei die weitgehend eigenverantwortliche dezentrale Ressourcenverwaltung.

Wunschziel, auch wenn es nach Meinung von Brigitte Keller bis dahin wohl noch einige Jahre dauern wird, ist die interkommunale Vergleichbarkeit von Kostenträgern und Kostenstellen. Deshalb versucht sie schon jetzt, Umlageschlüssel und standardisierte Formblätter vergleichbar anzulegen. Dabei orientiert sich Brigitte Keller an den Vorstellungen des Bayerischen Innovationsrings. Bei der Umsetzung ist die Unterstützung von Axians Infoma gefragt, mit der sich die Controllerin uneingeschränkt zufrieden zeigt. „Wenn ich den Axians Infoma-Leuten sage, dies möchte ich sehen und jenes soll so funktionieren, dann wird das gemacht. Bis dato hat Axians Infoma alles geleistet, was uns an Anpassungen wünschenswert erschien.“

Im Rahmen der weiteren Planungen auf dem Weg zur reformierten Verwaltung und damit zu einem modernen Dienstleistungsunternehmen beschäftigt sich Brigitte Keller aktuell mit dem Thema Anlagenbuchhaltung. Noch in diesem Jahr soll die Entscheidung für eine entsprechende Lösung getroffen werden. Das hier von Axians Infoma angebotene Modul trägt den Anforderungen der Ebersberger ebenfalls Rechnung.