Kreis Unna

Pilotanwender startet mit Infoma newsystem Version 7 erfolgreich eine neue Ära in der täglichen Arbeit

Rund 324.000 Buchungen jährlich benötigen ein leistungsstarkes System, das die zentralen Aufgaben im Finanzwesen sicher und effizient erfüllt, gleichzeitig aber auch die Mitarbeiter in ihren täglichen Arbeitsabläufen optimal unterstützt. Grund genug für den Kreis Unna, sich die neuesten funktionalen und technologischen Leistungsmerkmale des schon lang eingesetzten doppischen Axians Infoma-Verfahrens frühzeitig zunutze zu machen – als Pilotanwender der auf Microsoft Dynamics NAV 2013 basierenden aktuellen Version 7 von Infoma newsystem. Damit verfügt der zwischen Ruhrgebiet, Münsterland, Soester Börde und Sauerland gelegene Kreis mit seinen zehn kreisangehörigen Kommunen und knapp 393.000 Einwohnern über eine neue Version, die hinsichtlich Benutzerfreundlichkeit, Automatisierung sowie Prozess-/Aufgabenorientierung als Meilenstein gilt.

Nach der Devise „Einfach und effizient“ lassen sich in Unna nun nicht nur die Verwaltungsabläufe optimieren, sondern auch die Attraktivität und Produktivität der Arbeitsplätze deutlich steigern. Dank der Anpassbarkeit steht für jeden Bedarf die entsprechende Client-Oberfläche zur Verfügung – ob für die Nutzung mit der neuen Version des Windows Clients oder mit dem erstmals in diesem Umfang bereitgestellten Web Client. Eine noch einfachere Bedienung, vorkonfigurierte oder auch kundenindividuelle Rollen für verschiedene Aufgaben und Prozesse sowie die Individualisierung sämtlicher Masken helfen, den perfekten, persönlich zugeschnittenen Arbeitsplatz einzurichten.

Herausforderung

Der Kreisverwaltung mit über 1.000 Mitarbeitern und einem Bilanzvolumen von 368,5 Millionen Euro fiel die Entscheidung für den Pilotbetrieb daher nicht schwer – kennt sie Axians Infoma doch aus einer langjährigen Partnerschaft. Bereits 2007 ist Unna nach sechs kameralen Jahren Erfahrung mit dem Infoma newsystem Finanzwesen auf die doppische Variante umgestiegen. Seither arbeiten ca. 100 User, davon 21 in der zentralen Finanzbuchhaltung, erfolgreich mit der Software. Die Jahresabschlüsse bis einschließlich 2012 sind geprüft; ebenso für 2010 und 2011 die in Nordrhein-Westfalen verlangten Gesamtabschlüsse.

Als innovative Verwaltung, deren Zukunftsorientierung schon immer wesentliche Grundlage des gelebten Modernisierungsprozesses war, sahen die Verantwortlichen in der Umstellung auf die neueste Version denn auch die Chance, sowohl frühzeitig von der aktuellen Weiterentwicklung profitieren als auch auf Basis des Anwenderfeedbacks während der Testphase zu weiteren Optimierungen beitragen zu können.

Lösung

Um einen zielführenden Ablauf zu gewährleisten, installierte der Kreis Unna zunächst ein Projektteam, das sich aus einem Kernteam mit drei Mitarbeitern aus der zentralen Finanzbuchhaltung und einem Mitarbeiter aus der Datenverarbeitung zusammensetzte, bei Bedarf erweitert um Mitarbeiter aus verschiedenen Fachdiensten und Fachbereichen. Auf diese Weise sollten die Anforderungen aus Zahlungsabwicklung/Vollstreckung, Finanzwirtschaft und Budgetierung, Controlling, IT und Geschäftsbuchhaltung Berücksichtigung finden, aber auch die bevorzugten Arbeitsweisen und benötigten Berichte der Kollegen aus den Fachabteilungen ermittelt werden.

Nachdem die IT-Abteilung die technischen Voraussetzungen mit Windows 7, Office 2010 und Serverkomponenten geschaffen hatte, startete Unna mit Unterstützung des verantwortlichen Axians Infoma-Teams die Installation des Testsystems. Ende März 2014 erfolgreich abgeschlossen, ging es im direkten Anschluss gleich in die Testphase mit der Schulung des erweiterten Projektteams durch Axians Infoma, der schon einen Tag später Einrichtungs- und weitere Workshops – gemeinsam durchgeführt vom Kernteam und Axians Infoma – folgten. Insgesamt waren lediglich drei Abstimmungstermine sowie drei Treffen mit der erweiterten Projektgruppe während der fünfwöchigen Testphase notwendig.

Zu den in diesen Meetings formulierten Aufgaben gehörten unter anderem die Ermittlung des Bedarfs zur Migration individueller Berichte auf Infoma newsystem Version 7 und die Überprüfung auf Alternativen aus dem Infoma newsystem-Standard. Dabei stellte sich heraus, dass nur wenige individuelle Berichte migriert werden mussten, viele konnten durch Standardberichte ersetzt werden oder wurden gar nicht mehr benötigt.

Sehr viel Optimierungspotenzial identifizierte das Axians Infoma-Team dagegen bei der Definition der spezifischen Profile für einzelne Benutzergruppen. Dafür wurden die üblichen Arbeitsweisen analysiert und eine optimale Einrichtung des Benutzerarbeitsplatzes, des so genannten Rollencenters, abgeleitet und gemeinsam umgesetzt.

Darüber hinaus fiel in dieser zweiten Umstellungsphase auch die Entscheidung über den Einsatz des Web Clients für den „Info-User“ zur Haushaltsplanung (dezentrale Erfassung der Ansätze) und die Zugriffsmöglichkeiten auf Budgets, Investitionen, Stammdaten und Explorer. Hier entschied sich das Kernteam für eine Auswahl mit nur sieben Berichten und legte zugleich die Vorbelegung der Berichte, Budgets und Schemata im Rollencenter fest.

War die Phase 2 in erster Linie geprägt von organisatorischen Abstimmungsinhalten und vorbereitenden Arbeiten, ging es in der nächsten Phase ans Eingemachte: nach der eintägigen, reibungslosen Datenmigration startete der Kreis Unna – begleitet von Axians Infoma – am 12. Mai 2014 in den Echtbetrieb. Mit Erfolg, wie auch Olaf Steuber, Sachgebietsleitung Zentrale Finanzbuchhaltung, resümiert: „Die Einführung von Infoma newsystem hat in unserem Haus sehr gut funktioniert und uns das Arbeiten an vielen Stellen erleichtert. Sicher gab es im Pilotbetrieb auch Optimierungsbedarf – das war uns klar. Insgesamt sind wir jedoch sehr zufrieden mit der Version 7 und freuen uns, sie schon so früh einsetzen zu können.“

Um auch den Fachbereichen die Vorteile und Möglichkeiten von Infoma newsystem Version 7 vorzustellen, fanden nahezu zeitgleich mit dem Echtstart sechs weitere Workshops für rund 80 Mitarbeiter statt. In diesen Workshops konnten in jeweils 1,5 Stunden alle notwendigen Informationen für das reibungslose Arbeiten mit Infoma newsystem Version 7 vermittelt werden. Seit Ende Mai sind zudem die Schulungsunterlagen im Intranet verfügbar.

Zur Zeit befindet sich der Kreis Unna noch in der vierten, der Evaluationsphase. Das heißt, Funktionalitäten und Prozesse werden fortlaufend überprüft und in regelmäßigen Gesprächen tauschen sich Axians Infoma und das Unnaer Kernteam über mögliche Weiterentwicklungen bzw. den Arbeitsstand und das Handling der neuen Benutzeroberfläche aus.

Nutzen

Die Erfahrungswerte des nunmehr dreimonatigen Echtbetriebs zeigen aber heute schon, dass die Anpassbarkeit des Clients für erfahrene Anwender sehr nützlich ist und zu einem effizienteren Arbeiten führt. Selbst die sehr eingeschränkte, allerdings absolut ausreichende Funktionalität des Web Clients für Gelegenheitsnutzer vereinfacht das Arbeiten deutlich. Der Schlüssel zum Erfolg war hier, nur genau diejenigen Punkte sichtbar zu machen, die der Anwender für seine spezifischen Aufgaben benötigt, und alles andere auszublenden. Hinzu kommt, dass die Umstellung auf die neue Bedieneroberfläche auch für langjährige Anwender der bisherigen Version recht schnell gelungen ist. Nicht zuletzt hat der Einsatz des Web Clients die Einführung insbesondere für den technischen Betrieb stark erleichtert.

Motiviert durch die nahezu reibungslose Versionsumstellung hat Unna darüber hinaus die Gelegenheit beim Schopfe gepackt, um zusätzliche Veränderungen vorzunehmen, darunter die Verwendung des Infoma newsystem-Standards im Mahnwesen für öffentlich-rechtliche Forderungen, die Einrichtung einer Zahlungserinnerung bei privatrechtlichen Forderungen sowie den Wechsel auf diverse Infoma newsystem-Standardberichte.