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Referenzbericht Baubetriebshof Stadt Nürtingen

Baubetriebshof Stadt Nürtingen

Professionell zum integrierten Verfahren

„Durch das direkte Buchen und die schnellere Erfassung, inkl. einer Schnittstelle zu dvv.personal, können wir eine deutliche Aufwands- und Zeitersparnis vorweisen. Zudem sorgt der internet- bzw. intranetbasierte Webauftrag mit seiner Möglichkeit der medienbruchfreien Beauftragungs- und Meldeprozesse zwischen den Fachämtern und dem Bauhof für optimierte Abläufe.“

Bei knapp 40.000 Einwohnern gilt es für einen kommunalen Betrieb, eine Vielzahl von Aufgaben zu bewältigen. Straßen und Wege wollen unterhalten und beschildert, die Stadt gereinigt, sämtliche Gärtnerarbeiten durchgeführt, Spielplätze neu angelegt und der Winterdienst übernommen werden. Für die rund 60 Mitarbeiter des Baubetriebshofs der Stadt Nürtingen ist das aber nur ein Teil der zu erbringenden Leistungen. In ihren Zuständigkeitsbereich fallen darüber hinaus die Pflege des Fuhrparks sowie Schreiner- und Schlosserarbeiten.

Herausforderung

So zahlreich und vielfältig die Aufgaben, so aufwändig und zeitintensiv gestalten sich in der Regel die dazugehörigen administrativen Aufgaben. Die Abwicklung sämtlicher Leistungsdaten der Mitarbeiter, das Erfassen der Rapportbelege, die Anordnung der Rechnungen und die Pflege der Stammdaten erfordern einen hohen Arbeitsaufwand – der sich aber durch Automatismen deutlich reduzieren lässt.

Lösung

Die Nürtinger machen sich diesen Vorteil zunutze. Seit 2014 setzt der baden-württembergische Baubetriebshof auf den integrierten Baustein Kommunale Betriebe von Axians Infoma und löste damit sein bestehendes System ARES ab. Ausschlaggebend für die damalige Entscheidung war die gebotene Integration in das Infoma newsystem Finanzwesen. Auf diese legten die Verantwortlichen aufgrund der seit Anfang 2015 in der Kernverwaltung eingeführten Doppik großen Wert – waren doch viele interne Finanzvorgänge abzubilden.

Umso wichtiger war allen Beteiligten, dass sich die Einführungsphase trotz eines personellen Wechsels gut und sehr professionell gestaltete, wobei die ausgezeichnete interne Zusammenarbeit zwischen dem Bauhof und der Kämmerei maßgeblich zum Erfolg beisteuerte. Unterstützt vom Axians Infoma-Team verlief die Migration in die Doppik ebenso reibungslos und ergebnisorientiert wie die Projektabstimmungen, Workshops und Schulungen.

Neben dem Basis-Modul, das die Auftragsabwicklung, Ressourcenverwaltung, Auftragsbudgetierung und -überwachung sowie die Abbildung von Leistungsarten übernimmt, stehen dem Baubetriebshof Nürtingen auch die Module Fuhrpark und Web-Auftrag zur Verfügung. Damit erweist sich das Verfahren in der täglichen Anwendung als äußerst effizient, wie auch die Resonanz der Mitarbeiter zeigt.

Nutzen

„Unsere Erwartungen haben sich zum größten Teil erfüllt“, zieht Projektleiterin Savita Christ aus der Nürtinger Stadtkämmerei ein positives Fazit. „Durch das direkte Buchen und die schnellere Erfassung, unter anderem mit einer Schnittstelle zu dvv.personal, können wir eine deutliche Aufwands- und Zeitersparnis vorweisen.“

Vor allem der internet- beziehungsweise intranetbasierte Web-Auftrag sorgt mit seiner Möglichkeit der medienbruchfreien Beauftragungs- und Meldeprozesse zwischen den Fachämtern und dem Bauhof für optimierte Abläufe. So erfolgt in Nürtingen nun die komplette Auftragserteilung auf digitalem Wege. Dabei können bestehende Aufträge um Zusatzaufgaben erweitert und beliebig viele und variable Formulare für unterschiedliche Auftraggeber eingerichtet werden. Lediglich beim Status sieht Savita Christ noch Handlungsbedarf durch Axians Infoma: „Die Einrichtung einer Ampelfunktion wäre gut, damit der Auftraggeber stets über den Status des Auftrags informiert ist.“ Dass Axians Infoma Anforderungswünsche, die sich in der täglichen Praxis ergeben, möglichst schnell umsetzt, haben die Nürtinger schon erfahren. So passte das Axians Infoma-Team gleich zu Anfang die Funktion Report für den Arbeitsauftrag entsprechend der Nürtinger Vorstellungen an – unnötige Felder wurden entfernt; Kostenstellen, Kostenträger und Sachkonten angelegt. Mit dem Umstieg auf die Version 7 von newsystem können sich die Mitarbeiter des Baubetriebshofs dann auch über zusätzliche Optimierungen freuen.

Noch nicht vollständig im Einsatz ist dagegen das neu installierte Modul Fuhrpark, das die Verwaltung beliebiger Fahrzeugarten ermöglicht. Für jedes erfasste Fahrzeug, Arbeitsmittel und Gerät stellt es alle Daten mit den erforderlichen Verknüpfungen zu den jeweiligen Querschnittsbereichen bereit. Sämtliche technische Ressourcen – ob Fahrzeuge, Geräte, Maschinen oder technisches Handwerkszeug –, die weiterverrechnet oder intern als Nutzung erfasst werden sollen, lassen sich damit verwalten. Gleichzeitig erhält der Anwender umfangreiche Standardberichte, zum Beispiel für Wartungsauftragsannahme, Materialbedarfsliste o.a.

Nach fast zwei Jahren Produktiveinsatz – davon ein Jahr kameral und seit 1.1.2015 doppisch – zeigt sich der Baubetriebshof Nürtingen sehr zufrieden mit der Leistungsfähigkeit des Verfahrens, aber auch mit dem Service von Seiten Axians Infoma bei auftauchenden Fragestellungen. Auf der Planungsliste der im reizvollen Neckartal gelegenen Stadt stehen daher mittelfristig bereits weitere Themen, wie zum Beispiel die direkte Datenübernahme per Schnittstelle von der Tankstelle in das Modul Fuhrpark. Damit schaffen die Nürtinger die Voraussetzungen für ein noch wirtschaftlicheres Handeln.

Baubetriebshof Stadt Nürtingen

Anita Steinhart, Kaufmännische Leitung Bauhof

Die Eckdaten

Produkt Bauhöfe, kommunale Betriebe und öffentliche Einrichtungen
Bundesland Baden-Württemberg
Einwohnerzahl 40.000

Seit 2008 Einsatz von Infoma newsystem in der kameralen Version, in den Zweckverbänden wird die Finanzbuchhaltung bereits seit 2011 genutzt. Am 1.1.2015 Umstieg der Stadtverwaltung auf das doppische Finanzwesen inkl. Steuern & Abgaben, Vollstreckung, Darlehensverwaltung, Anlagenbuchhaltung. Zurzeit werden mit dem Modul Liegenschafts- und Gebäudemanagement nur die Liegenschaften verwaltet und Belege archiviert. Die Kosten- und Leistungsrechnung ist noch nicht aktiv.